Lexis Poly - Découvrez votre nouvel assistant IA dans Lexis Poly - FAQ

"Optimiser votre productivité sur Lexis Poly avec l'assistant IA"

Déléguez à l'assistant IA vos tâches "simples" du quotidien réalisées au sein de Lexis Poly afin de gagnez du temps. L'assistant IA exécutera vos demandes. 

Les services actuellement disponibles, tâches qui peuvent être confiées à l'assistant IA Lexis Poly :

• Gestion des dossiers : créez rapidement un dossier et les fiches personnes associées à partir de l’extrait d’un KBIS
• Recherche d'informations : récupérez les informations financières et de contact de dossiers ou de clients
• Assistance à la rédaction : rédigez efficacement vos correspondances clients en utilisant leurs informations.

 D'autres services seront rapidement proposés afin de répondre à vos attentes.

COMMENT ACTIVER L'ASSISTANT IA DANS LEXIS POLY ?

Afin d'activer l'assistant IA, votre gestionnaire Lexis Poly doit attribuer son accès aux l'utilisateurs de son organisation. Pour se faire les étapes suivantes sont à observer :

1. Accédez au module Droits d'accès depuis le menu situé en bas à droite de Lexis Poly
   
   
   
2. Sélectionnez la page Droits d'accès aux options depuis la navigation à gauche de la page. Les utilisateurs de votre organisation sont affichés, ainsi que les options à votre disposition
   
   
   
3. Faites un glisser-déposer de l'utilisateur pour lequel vous souhaitez donner un accès à l'Assistant IA, vers l'option Assistant IA LEXISPOLYIA
   
   
   

A noter que le nombre d'accès à l'Assistant IA est limité. Un indicateur vous permet de visualiser combien d'accès sont consommés. 

COMMENT ACCEDER A L'ASSISTANT IA ?

Afin d'accéder à l'assistant IA Lexis Poly, sous réserve de l'activation de l'option, une commande est disponible en haut des pages Lexis Poly. L'assistant peut être activé depuis toutes les pages Lexis Poly.

Cliquez sur cette commande afin d'ouvrir le volet de l'assistant.

QUELS SONT LES ELEMENTS QUI COMPOSENT LE VOLET DE L'ASSISTANT IA ?

L'assistant IA Lexis Poly prend place au sein d'un volet latéral. Ce volet affiche les éléments suivants :

• Un espace de conversation au travers duquel l'utilisateur peut saisir ses prompts et consulter les informations retournées par l'assistant IA Lexis Poly
• Une commande “Nouvelle conversation” permettant à l'utilisateur d'engager une nouvelle demande, vierge de tout historique de conversation précédente
• Un accès à une bibliothèque de prompts génériques illustrant le périmètre de cas d'usage ainsi que des exemples de formulation
• Un accès à l'historique des précédentes conversations de l'utilisateur connecté   
• Un accès à la FAQ de l'assistant IA
• Une commande permettant de soumettre un avis en lien avec l'usage de l'assistant IA Lexis Poly

QUOI FAIRE POUR ENGAGER MA PREMIERE CONVERSATION ?

Vous ne savez pas quoi demander à l'assistant IA, ni même comment le formuler ? Rangés par catégories, des prompts par défaut sont proposés afin de guider l'utilisateur sur la saisie de ces demandes.

Dès lors qu'un prompt est sélectionné, il s'inscrit dans la conversation en cours. L'utilisateur est amené à compléter les informations spécifiques et manquantes, et par la suite soumettre sa demande à l'assistant IA. Si des informations viendraient à manquer, l'assistant IA sollicitera l'utilisateur afin des les obtenir et ainsi exécuter la demande.

COMMENT CONTINUER UNE CONVERSATION PRECEDEMMENT FERMEE ?

Les 10 dernières conversations de l'utilisateur sont enregistrées et conservées. Elles restent accessibles afin que l'utilisateur puisse continuer une de ces conversations avec son contexte.

COMBIEN DE CONVERSATIONS ET PROMPTS PEUVENT ÊTRE ENGAGES ? 

Comme toute solutions IA Générative, il existe effectivement des contraintes liées au nombre de sollicitations de l'assistant IA :

• Un maximum de 10 prompts par conversation est autorisé

COMMENT PROCEDER POUR CREER UN DOSSIER A PARTIR D'UN EXTRAIT KBIS ?

Un extrait KBIs peut être chargé au sein d'une conversation de l'assistant IA Lexis Poly. Les données sont lues par l'assistant et par la suite il est possible de demander la création de dossier et des fiches personnes associées avec l'ensemble des ces données.

Cliquez sur le trombone pour sélectionner votre extrait KBIS.

Une fois le fichier correctement chargé, l'utilisateur est invité à confirmer ou demander à l'assistant IA de créer le dossier. 

Exemple de prompt utilisateur :

“Créé un dossier à partir de cet extrait KBIS”

Le dossier sera créé ainsi que les fiches personnes si toutes les informations sont trouvées. L'assistant peut relancer l'utilisateur dans le cas contraire : il peut par exemple demander qui est le responsable du dossier à créer.

Une fois toutes les informations communiquées, l'assistant opère et confirme la création des éléments. Un lien vers le dossier sera mis à disposition pour un accès direct.

ATTENTION : la version actuelle de l'assistant IA ne contrôle pas les doublons de fiche personne. De ce fait, toute demande aboutit à une création sans vérification préalable de l'assistant IA.

QUELS SONT LES FICHIERS QUI PEUVENT ÊTRE SOUMIS A L'ASSISTANT IA ?

Seuls les documents WORD .doc et .docx, ainsi que les PDF texte .pdf peuvent être chargés. Une limite de taille de document est appliquée.

Un uniquement document par conversation est autorisé.

COMMENT ACCEDER AUX INFORMATIONS RELATIVES A UNE FICHE PERSONNE ?

L'utilisateur peut demander des informations en lien avec un fiche personne : personne physique ou personne morale. La nature des informations demandées sont :

• Les informations de contact (email , numéro de téléphone, etc.)
• Les informations financières (solde, factures, etc.)

Si l'assistant de sait pas identifier clairement la personne en question, il listera les fiches trouvées en relation avec les critères précédemment énoncés. L'utilisateur peut alors préciser la fiche recherchée.

Exemples de prompt utilisateur :

- “Donne-moi la liste des personnes nommées XXX”

- “Je souhaite le numéro de téléphone et l'adresse email de madame XXX”

- “Quel est le solde de XXX ?”

- “Donne-moi la liste des factures non réglées de XXX”

QUELLES SONT LES TYPES DE REDACTIONS POUR LESQUELS L'ASSISTANT IA PEUT M'AIDER ?

L'assistant IA ne génère pas de rédaction juridique. Il assiste uniquement sur des correspondances nécessaires à une activité dossier. Les cas d'usage couverts par l'assistant sont les suivants :

• Aide à la rédaction d'une newsletter à destination des clients du cabinet sur un sujet donné
• Aide à la rédaction d'un post LinkedIn pour une annonce spécifique
• Aide à la rédaction d'un courrier client sur un sujet donné
  • Confirmation de prise de rendez-vous
  • Reporter un rendez-vous
  • Demande de pièces attendues de la part du client
  • Relance de facturation avec présentation du solde client
  • ...
• Aide à la rédaction d'un courrier à destination d'un intervenant lié à un dossier sur un sujet donné
• Aide à la rédaction d'une réponse à un email
• Aide à la traduction de texte

Les rédactions proposées sont bien évidemment à ajuster avant envoi aux correspondants. Les informations liées à un dossier ou une fiche personne peuvent être insérées par l'assistant IA. 

Exemples de prompt utilisateur :

Rédige une newsletter à destination de mes clients avec les points suivants : 
1. l'arrivée d'un nouvel associé, M. XXX, afin de se renforcer en droit social
2. la mise en place du paiement par carte bancaire avec explication du process
Demande-moi des éléments qui manqueraient pour sa rédaction

Rédigez une section de newsletter pour annoncer un webinaire à venir sur les nouvelles
réglementations fiscales.

Rédige une lettre informant l'huissier du versement de la provision par mon client

Je viens de recevoir un mail incendiaire d'un client, peux-tu m'aider à y répondre tout
en restant courtois

Pouvez-vous rédiger un courriel professionnel pour confirmer un rendez-vous avec un client ?

Rédige un email pour reporter un rendez-vous avec un client car je dois remplacer un
confrère pour une audience qui a lieu le même jour. 

Peux-tu me préparer un courriel pour la constitution de sa société afin de lui demander
des documents manquants : carte d'identité, extrait de livret de famille, justificatif de
domiciliation, attestation de dépôt des fonds.

Peux-tu me traduire un texte en anglais ?