Lexis PolyOffice Start #1 : Configurer sa solution

A. Installation de l'addin Oultook

L'addin Outlook est un logiciel complémentaire à installer sur votre ordinateur. Il s'intègre dans Microsoft Outlook pour permettre l’interfaçage entre votre messagerie et votre solution Lexis PolyOffice.

Il est compatible avec Outlook 2016, 2019 et 365 sous Windows. Il prend en charge les serveurs Exchange ainsi que le protocole IMAP.

Son installation et sa configuration est très simple :

1. Installation l'addin

Afin d’installer l’addin, il est nécessaire que vous disposiez des droits "Administrateurs" sur votre poste de travail et de vous connectiez au logiciel avec vos identifiants puis cliquer sur l’icone 

Pour que vous puissiez procéder à l'installation de cet addin, veuillez prendre connaissance de l'article suivant : Lexis Poly - Addin / complément Outlook - Installation et Mise à jour

2. Paramétrage et utilisation de l'addin

L'addin Outlook permet de classer des emails reçus dans votre messagerie Outlook dans Lexis PolyOffice ainsi que d'envoyer depuis Lexis PolyOffice des emails à vos interlocuteurs.

Nous vous proposons de consulter l'article suivant afin d'aller plus loin sur le paramétrage et l'utilisation de l'addin Outlook : Lexis Poly - Addin / complément Outlook - Configuration et Utilisation
   

B. Paramétrages préliminaires

Avant d'utiliser votre solution Lexis PolyOffice, il est nécessaire de réaliser certains paramétrages comme les droits d'accès des vos utilisateurs, vos papiers entêtes de courriers et factures, vos codes de prestation et frais ainsi que vos codes agenda.

1. Formation vidéo

2. Pour aller plus loin avec la gestion des droits d'accès Lexis PolyOffice Start

Attribuer les droits d'accès de vos utilisateurs : parce qu'au sein d'un Cabinet, les utilisateurs n'ont pas les mêmes fonctions et autorisations, vous souhaitez mettre en place des droits d'accès différents selon certains profils dans votre outil Lexis PolyOffice.

Comment configurer ces droits d'accès ? Reportez-vous à l'article suivant : Lexis Poly - Je souhaite attribuer des droits d'accès spécifiques à certains utilisateurs

3. Pour aller plus loin dans le paramétrage de votre solution Lexis PolyOffice Start 

Paramétrage des types de dossiers :

Vous avez besoin, pour plus de clarté ou pour des raisons de statistiques, de créer un nouveau type de dossier de procédure. Voici les étapes à suivre.

Lexis Poly - Je veux créer un nouveau type de dossier de procédure. Comment faire ?

Lexis Poly - Je veux réduire la liste de types de dossier en fonction des mes besoin.

Paramétrage des codes utilisés dans votre agenda :

L'organisation de votre agenda est importante, à ce titre vous pouvez personnaliser les codes d’événements agenda pour une meilleur visibilité et lecture. Voici comment faire :

Lexis Poly - Comment créer un nouveau code agenda ?

Lexis Poly - Comment modifier un code agenda ?

Paramétrage des codes de prestations et frais pour une facturation clients plus claire :

La facturation de vos clients est un élément essentiel pour votre Cabinet et nous vous proposons d'adapter l'utilisation de codes de prestations et de frais en fonction de vos besoin. Cela vous permettra un meilleur suivi de vos temps passés et d'établir également des statistiques plus justes.

Quelques articles à lire :

Lexis Poly - J'ai besoin d'un nouveau code de prestation, comment le créer ?

Lexis Poly : Je veux modifier le libellé ou le paramétrage d'une prestation

Lexis Poly - J'ai besoin de créer un nouveau code de frais, comment faire ?

Lexis Poly - Je veux modifier le libellé ou le paramétrage d'un frais

Paramétrages complémentaires utiles :

Lexis Poly - Lorsque je crée une tâche dans la gestion collaborative, comment faire pour que le destinataire soit averti par email ?

Optionnel : Lexis Poly - À quoi sert le paramétrage de l'export-comptable ? Pourquoi le comptable ou l'expert-comptable doit être présent sur site ?

C. Paramétrage des entêtes et tampon

Lexis PolyOffice Start vous permet de personnaliser votre papier entête courriers/factures ainsi que de mettre en place un tampon numérique pour la communication de vos pièces de procédure.

1. Formation vidéo

2. Pour aller plus loin

Paramétrage de vos papiers entêtes et matrices de courrier :

En cas d'utilisation d'un papier entête complexe (1ère page différente, bandeau gauche, présentation particulière ...) nous vous conseillons de vous rapprocher de votre commercial. Lexis Poly - Je souhaite changer mon papier entête

Vous pouvez également créer différents modèles de courriers et voici comment faire : Lexis Poly - Comment créer un nouveau modèle de courrier ?

Paramétrage de votre tampon numérique :

Veuillez consulter l'article suivant pour paramétrer pas à pas votre tampon numérique qui vous servira pour la communication de vos pièces de procédure dans vos dossiers.

Lexis Poly - Comment paramétrer un tampon numérique de pièces de procédure ?

Optionnel : Paramétrage d'un modèles d'acte ou de courrier à utiliser dans le menu "Rédaction"

Lexis Poly - Comment faire pour créer des modèles d'actes ou de courriers ?

Poursuivre sa formation à Lexis PolyOffice Start avec un premier cours de prise en main :

Lexis PolyOffice Start #2 : Prendre en main, rédiger et gérer des documents