Lexis Poly- Sauvegarder en local vos documents présents dans Lexis Poly SaaS

La procédure ci-dessous vous permet de sauvegarder en local vos documents présent dans Lexis Poly SaaS en respectant la structure des parapheurs.

Attention : cette procédure nécessite d'installer un logiciel opensource, utilisable en ligne de commande. Cela nécessite donc certaines compétences techniques. LexisNexis ne réalise pas la configuration de cette solution et ne la supporte pas dans le cadre du support technique usuel. Nous vous conseillons donc de vous faire aider par votre prestataire informatique.

Pour des raisons de performance de la solution, l'utilisation de cet outil a été verrouillée en journée et est donc possible uniquement de 21h à 8h. 

L'outil utilisé

L'outil utilisé est rclone, une solution opensource qui peut utiliser le protocole webdav pour synchroniser 2 répertoires, Lexis Poly d'un côté et le répertoire local de l'autre.

Toutes les informations sur rclone sont disponibles ici : https://rclone.org 

Etape 1 : téléchargement de rclone

Rendez-vous sur https://rclone.org/downloads/ et téléchargez la version correspondant à votre système d'exploitation. Décompressez le fichier zip dans un répertoire. Cela crée un sous-répertoire rclone qui contient un exécutable rclone (ou rclone.exe sous windows). Tous les commandes ci-dessous sont à taper depuis ce répertoire.

Etape 2 : configuration

Créer un répertoire local qui contiendra vos futures documents en local. Dans l'exemple ci-dessous, le répertoire est BackupPoly.

Nous allons maintenant configurer rclone.

Ouvrez une session powershell (sous windows) ou un terminal (Linux ou Mac) puis aller dans le répertoire contenant rclone. 

Taper la commande suivante :

• rclone config

Vous devrez peut-être être administrateur.

Cela vous place en mode configuration interactif. Appuyez sur Entrée après chaque instruction ci-dessous pour passer au point suivant.

• Choisir l'option n) new remote.

• Indiquer un nom pour votre configuration, par exemple BackupLexisPoly.
• Choisir l'option 34, webdav. Attention, l'option webdav peut avoir un autre numéro selon votre version de rclone.

• Indiquer l'URL du serveur webdav. Il s'agit de https://www.lexispolyoffice.fr/windavserver sur Lexis PolyOffice ou https://www.lexispolyacte.fr/windavserver sur Lexis PolyActe.
• Choisir l'option 4, other service. Attention, l'option other service peut avoir un autre numéro selon votre version de rclone.

• Indiquer le login de l'utilisateur de connexion. Il doit s'agir d'un utilisateur de Lexis Poly ayant accès à toute la solution, y compris les dossiers occultés.
• Choisir y) Yes type my password pour entrer le mot de passe de cet utilisateur. Saisissez le 2 fois.
• A l'affichage de l'invite bearer_token, appuyez simplement sur la touche Entrée de votre clavier.
• A la question Edit advanced config ?, mettre n pour no.
• Un résumé de la configuration est affiché.

• Taper y pour confirmer puis q pour quitter le mode configuration.

Etape 3 : utilisation de Rclone

Il  est possible de lancer rclone manuellement ou automatiquement. 

La 1ère synchronisation peut être longue car tous les documents doivent être transférés. Comptez environ 1h par tranche de 10 go de documents. Les suivantes ne transfèrent que les documents modifiés. 

Pour ne pas impacter les performances des serveurs de production,  il est recommandé de réaliser la synchronisation une fois par nuit uniquement. La 1ère synchronisation est à lancer le week-end car elle peut être très longue.

La programmation de l'exécution est obligatoire à partir de 21h 

Il existe 2 modes de copie des fichiers : l'option copy va copier vos fichiers depuis Lexis Poly sans supprimer en local ceux qui ne sont plus dans Lexis Poly alors que l'option sync va supprimer en local ceux qui ne sont plus dans Lexis Poly. Remplacer copy par sync dans les lignes ci-dessous si vous le souhaitez.

La syntaxe de rclone est : rclone --progress --transfers=1 copy nomdubackup: cheminlocal

Attention : ne pas inverser le nom du backup et le chemin local car cela effacerait tous vos documents.

Dans le terminal, lancez la commande :

• Sous Windows : rclone --progress --transfers=1 copy BackupLexisPoly: C:\Users\fbast\Downloads\BackupPoly
• Sous Mac/Linux : rclone --progress --transfers=1 copy BackupLexisPoly: /Volumes/Macintosh\ HD/Users/Shared/BackupPoly

où BackupLexisPoly est le nom utilisé lors de la configuration de rclone et BackupPoly est le chemin vers le répertoire local.

Attention, il y a 2 points après BackupLexisPoly puis un espace avant le chemin vers le répertoire local (pas de / à la fin du chemin).

Appuyer sur Entrée.

Les documents transférés s'affichent. Patientez jusqu'à la fin du transfert.

Utilisez la même ligne de commande par la suite mais seuls les documents nouveaux ou modifiés seront transférés.

En cas d'erreur, rclone réessaie automatiquement 3 fois. Si des documents ont des caractères spéciaux dans le nom, ils ne peuvent ne pas être transférés.