Lexis Poly - Utiliser Lexis PolyExtranet pour partager des documents

Paramétrage

Pour utiliser, il faut d'abord paramétrer l'Extranet en suivant la procédure décrite ici.

Découvrez comment utiliser l'Extranet en vidéo

Utilisation de l'Extranet

A partir de Lexis Poly, vous pouvez exporter des documents sur l'extranet, afin de les mettre à disposition de vos clients.

Pour cela, une fois le paramétrage effectué (vous pouvez consulter l'article "Paramétrer l'extranet"), allez sur la page de synthèse du dossier client concerné.

Sélectionnez le menu Action/ Initialiser l'extranet :

Puis sélectionnez l'onglet concerné dans l'arborescence (que vous aurez personnalisé au préalable lors du paramétrage), ex Judiciaire ou Juridique :

Avec le + à droite, ajoutez le client qui pourra consulter ses documents sur l'extranet, le sélectionner dans la liste et cliquer sur choisir :

L'export va se faire directement depuis le Parapheur. 

L'icône mappemonde à coté du nom du dossier indique que l'extranet a été initialisé pour ce dossier, ce qui veut dire que vous pouvez désormais exporter vos documents.

Pour cela, sélectionnez le/les document(s) concerné(s) puis cliquer sur Partager/ Dans l'extranet :

Sélectionnez l'onglet où vous voulez classer votre document dans l'extranet (équivalent du Parapheur) puis juste en dessous avec le +, sélectionnez le nom du client à qui vous voulez transmettre le document et cliquez sur PARTAGER :

Le carré fléché à côté du document indique que le document a été exporté sur l'Extranet :

En cliquant dessus, vous pourrez voir à quel interlocuteur vous l'avez transmis et vous pourrez également supprimer le partage :

Du côté de vôtre client, quand vous aurez partagé un document dans PolyExtranet, celui-ci recevra son identifiant et son mot de passe par mails séparés Il recevra ensuite un mail pour l'inviter à se connecter pour consulter les documents que vous aurez mis à sa disposition, comme suit :

Le client accédera à sa page d'accueil sur Lexis PolyExtranet et pourra consulter ses documents en allant sur l'Espace documentaire :

A noter : le client peut consulter les documents mais ne peut pas les modifier.

Il pourra également y déposer des documents à votre attention dans le dossier Dépôt du client Extranet. 

Avec le clic-droit de la souris, il sélectionne ajouter des fichiers puis il clique sur Partager avec le cabinet (le document se trouvera dans le Parapheur du cabinet).

Vous pourrez à tout moment supprimer le partage en vous rendant sur le dossier du client, sur la page de synthèse du dossier.

Sélectionnez le menu Action/ Supprimer le partage extranet :