Date de fraîcheur :24/11/2022

Lexis Poly, en mode SaaS uniquement, inclut la possibilité d'utiliser une signature électronique.

Inclus dans cette version, une première version de la signature électronique avec DocuSign. Vous devez disposer d'un compte chez Docusign, souscrit indépendamment de votre accès à Lexis Poly.

Attention : toutes les offres Docusign ne permettent pas d'utiliser l'API. Avant de souscrire à une offre Docusign, veuillez prendre contact avec la société Docusign.

A noter que d'autres outils de signature électronique seront très prochainement disponibles. De même, d'autres fonctionnalités autour de la signature électronique viendront compléter l'offre produit.

Démonstration

Retrouvez ci-dessous une démonstration de la fonctionnalité dans la vidéo ci-dessous.

Utilisation de la signature électronique dans Lexis Poly

Envoyez un document à la signature

Activez le parapheur général ou le parapheur dossier afin d’afficher le document que vous souhaitez envoyer à la signature. Pour information, tout format de document peut être utilisé pour la signature, une conversion au format PDF étant automatiquement appliquée si nécessaire.

A droite de votre document, cliquez sur le bouton "3 points" et activez la commande « Envoyer pour signature ».

Premier accès à DocuSign

Pour votre premier envoi de document de Lexis PolyOffice / Lexis PolyActe vers DocuSign, une demande d’authentification va apparaître afin de vous identifier. Pour les envois suivants, cette identification ne sera plus nécessaire pour une durée de 30 jours.

Attention : La fenêtre d'authentification à DocuSign peut être bloquée par votre navigateur ou votre logiciel anti-popup. Si elle n’apparaît pas, vérifiez qu'elle n'est pas bloquée par ces derniers.

Renseignez votre identifiant puis votre mot de passe DocuSign.

Renseigner les destinataires

Une fois votre identification validée, la fenêtre suivante s’ouvre afin de renseigner les destinataires de votre document.

Important : Seules les personnes possédant une adresse mail dans le dossier peuvent être sélectionnées en tant que destinataires du document.

Cliquez sur le bouton <Nouveau> à droite de la section « Destinataires » puis indiquez la ou les personnes concernées par la demande de signature et cliquez sur le bouton <Choisir>.

Une fois l’ensemble des informations renseignées, cliquez sur <ENVOYER POUR SIGNATURE>.

Le document sélectionnez s’affiche alors dans l’application DocuSign. Vous devrez effectuer les manipulations nécessaires au placement des champs puis envoyer votre document.

Un mail est envoyé à chaque destinataire par DocuSign. Le process de signature est entièrement géré dans DocuSign.

Suivi des signatures

Au niveau de votre parapheur, une nouvelle signalétique apparaît pour le suivi de vos documents.

Documents en attente de signature

La boule orange indique qu’un document est en attente des signatures.

Un survol sur l’icône affiche un tooltip indiquant qui est l’émetteur, qui sont les destinataires et à quelle date le document a été envoyé.

Annulation d'une demande de signature

Tout document envoyé à la signature et non encore signé peut être annulé depuis Lexis PolyOffice / Lexis PolyActe.

Depuis votre parapheur, cliquez sur le bouton "3 points" et sélectionnez la commande « Annuler la signature ».

Un mail d’annulation est envoyé à chaque destinataire et votre document reprend son état initial.

Document signé

Une fois le document signé par tous les destinataires celui-ci est inséré dans votre parapheur (au format PDF) et le document d’origine reprend son état initial.

La boule bleue indique qu’un document est signé.

Un survol sur l’icône affiche un tooltip indiquant qui est l’émetteur, qui sont les destinataires, la date à laquelle le document a été envoyé et à quelle date la signature a été effectuée.

Une tâche de gestion collaborative est créée et envoyée à l’émetteur de la demande de signature. Elle contient le document signé électroniquement.