Lexis Poly - Option BI: Importez vos données dans Excel et créez vos vues métiers

En complément des statistiques et autres exports de données présents au travers des différents modules de votre solution, Lexis Poly vous propose une option BI permettant d'extraire vos données au sein d'une archive compressée contenant des tables Excel.

Contactez votre commercial LexisNexis pour accéder à cette fonctionnalité !

Les données restituées sont de différentes natures :

• Collaborateurs du cabinet
• Dossiers
• Fiches personnes
• Mouvements de titres
• Abonnements
• Prestations
• Frais
• Honoraires
• Ecritures

A partir de ces tables Excel, vous êtes en capacité d'imaginer et construire vos propres vues métiers. L'équipe Lexis Poly vous propose de vous accompagner et met à votre disposition des vues Excel à titre d'exemples qui nous l'espérons vous aideront à vous lancer dans vos premières réalisations.

L'article ci-dessous vous propose de découvrir comment exporter vos données et les connecter aux vues exemples. Les vues exemples sont disponibles ici, à télécharger en fin d'article.

A noter que LexisNexis n'assure ni la formation ni le support de ces vues Excel.
Elles sont livrées à titre d'exemple, la pertinence des vues et formules proposées n'est pas garantie. Il est donc fortement recommandé que les utilisateurs visés par cette fonctionnalité aient une maîtrise aguerrie d’Excel et notamment des tableaux croisés dynamiques.

COMMENT EXPORTER VOS DONNEES DEPUIS LEXIS POLY ?

Dès lors que votre option est bien activée, vous accédez, sous quelques heures, à l'export BI depuis votre module ANALYSES, dans le sous module STATISTIQUES. Cliquez sur la statistique nommée Analyse / BI (CSV uniquement). Vous accédez à la page suivante : 

Sélectionnez la plage de dates pour laquelle les données financières seront extraites. Un maximum de 5 années de facturation est disponible. 

Cliquez sur la commande EXPORTER et récupérez l'archive téléchargée dans votre répertoire TELECHARGEMENTS. Le fichier contient les tables comme illustré ci-dessous :

A noter que le descriptif complet des tables et des colonnes est disponible dans la table nommée _DataTableInfo.csv.

Déposez les fichiers CSV dans un répertoire en local. Les vues exemples devront référencer ces fichiers pour y projeter vos données.

COMMENT RECUPERER LES VUES EXEMPLES ?

Pièces jointes de l'article, retrouvez les vues exemples proposées par les équipes Lexis Poly. Téléchargez les vues et déposez vos nouveaux fichiers dans un répertoires en local.

Les vues sont disponibles en fin d'article.

QUELLES VUES A VOTRE DISPOSITION ?

Retrouvez ci-dessous le descriptif des vues exemples mises à votre disposition. 

Lexis Poly - Vues exemples - Suivi général cabinet

• Top clients en fonction du CA sur la période de facturation donnée 
• Liste des clients et regroupement selon différentes catégories, et informations de facturation associées sur la période donnée
• Liste des dossiers et calcul de ROI de l'activité associée en fonction de la facturation émise et des montants de prestations déclarés
• Suivi de la facturation mois par mois sur la période donnée et comparaison des montants de prestation déclarés
• Suivi des règlements et délais moyens constatés par dossier
• Liste des codes de prestation, comparatif entre temps passés et montants de facturation
• Suivi des prestations par collaborateurs et montants de facturation

Lexis Poly - Vues exemples - Suivi des relances

• Tableau de suivi des relances de facturation avec saisie de notes du cabinet.

Lexis Poly - Vues exemples - Facturation

• Suivi du plan de charge annuel par collaborateur et comparaison avec un budget alloué
• Suivi de facturation par collaborateur et comparaison avec l'année passée
• Suivi des impayés, montants associés et retards constatés 

COMMENT CONNECTER VOS DONNEES AUX VUES EXEMPLES ?

Les vues exemples doivent référencer les fichiers d'export Lexis Poly. Pour ce faire, il est nécessaire de modifier les vues comme décrit ci-dessous :

• Cliquez sur l'onglet DONNEES
• Cliquez sur la commande REQUETES ET CONNEXIONS

• Double cliquez sur la variable LOCALISATION_FICHIERS
• Modifiez la valeur de variable avec la chemin du répertoire où vos fichiers d'export BI Lexis Poly ont été déposés (terminez le chemin par le caractère '\')

• Enregistrez votre saisie
• Cliquez sur la commande ACTUALISEZ TOUT pour que vos données soient récupérées et copiées dans la vue exemple

Les vues exemples affichent maintenant vos données !

NOTE

Si vos fichiers vues n'observent pas de variable, il convient de spécifier manuellement tous les chemins de chacune des tables. 

• Cliquez sur l'onglet DONNEES
• Cliquez sur la commande REQUETES ET CONNEXIONS
• Double cliquez sur une des tables listées dans le volet : Dossier, Personne, ou Collaborateur, etc.

• Cliquez sur la commande PARAMETRES DE LA SOURCE DE DONNEES

• Sélectionnez chacun des fichiers et cliquez sur la commande CHANGEZ LA SOURCE
• Renseignez le chemin complet vers le fichier sélectionné

• Enregistrez vos saisies
• Cliquez sur la commande ACTUALISEZ TOUT pour que vos données soient récupérées et copiées dans la vue exemple 

COMMENT CREEER SES PROPRES VUES ?

Prenez possession des fichiers et créez vos propres vues. Pour ce faire, ajoutez de nouveaux onglets et exploitez les données des onglets BI - DOS, BI- ECR, BI - ... N'oubliez pas de consulter la table _DataTableInfo.csv pour comprendre la nature des données restituées.

Ne modifiez surtout pas les données des onglets BI - ... cependant rien de vous empêche d'ajouter vos colonnes supplémentaires aux tableaux pour vos propres calculs. 

QUELLES SONT LES DERNIERES MISES A JOUR FAITES DANS LES VUES EXEMPLES ?

Suite à la mise à jour des vues exemples, trouvez ci-dessous les dernières mises à jour effectuées. Bénéficiez de ces mises à jour si vous le souhaitez et ajustez vos vues.

• Ajout d'une variable unique ciblant la localisation des fichiers sources afin de faciliter la gestion du répertoire source et sa modification
  
  Ajout d'une variable LOCALISATION_FICHIERS 
  
  Modification des chemins source pour chacune des tables prenant en compte cette variable
  
  
  

• Modification de l'encoding des données lors de l'import pour corriger les problèmes de caractères des données affichés dans les vues
  Modification de l'encoding utilisé lors de l'import des données
  

• Récupération des données complémentaires dans la table Dossier.csv
  La table Dossier.csv observe deux nouvelles colonnes :
  PersonneRacineId : référence de la ficher personne principale liée au dossier lors de sa création
  PersonneRacineNomComplet : nom complet de la fiche personne principale liée au dossier lors de sa création
  
  Afin de prendre en compte ces nouvelles données lors de l'import, il convient de modifier le script d'import Excel pour la table Dossier.csv :
  
  
  Modifier le script 
  = Csv.Document(File.Contents(LOCALISATION_FICHIER & "Dossier.csv"),[Delimiter=";", Columns=14, Encoding=65001, QuoteStyle=QuoteStyle.None])
  
  Avec la bon nombre de colonne à importer
  = Csv.Document(File.Contents(LOCALISATION_FICHIER & "Dossier.csv"),[Delimiter=";", Columns=16, Encoding=65001, QuoteStyle=QuoteStyle.None])
  
  Sauvegardez les modifications et actualisez vos données.