Lexis Poly - Comment organiser mes documents dans le parapheur d'un dossier ?

Date de fraîcheur : 29/12/2020

Pour pouvoir classer correctement vos documents dans Lexis Poly il vous sera peut-être nécessaire de créer des sous-parapheurs au sein de vos dossiers.

A noter qu'il existe par défaut les sous parapheurs suivants qui ne peuvent êtres supprimés :

Non classé - Matrices - Déclarations - Mails envoyés - Mails reçus - Factures

Pour pouvoir créer un sous parapheur il faut déjà avoir les droits d'utilisation de ce module. Lorsque vous êtes dans un dossier, dans la section parapheur, au dessus des sous parapheurs existants qui apparaissent à gauche vous devez avoir les icônes sur lignées en jaune :

Si ce n'est pas le cas rapprochez vous du responsable de votre cabinet pour qu'il vous donne ces droits.

Une fois que vous avez la possibilité de créer et modifier des sous parapheurs, il vous suffit de cliquer sur le bouton NOUVEAU pour pouvoir créer un sous parapheur.

ATTENTION : lors de la création du sous parapheur 2 choses sont à vérifier.

1 - Vérifier bien que vous êtes positionné sur [Non classés] avant de cliquer sur le bouton NOUVEAU si vous désirez créer un sous parapheur au 1er niveau, ou que vous vous êtes positionné sur le bon sous parapheur si vous souhaitez en créer un en dessous de celui-ci ( par exemple se positionner sur le parapheur AGOA avant de cliquer sur nouveau pour créer la nouvelle année pour classer les documents de l'approbation de compte correspondants).

2 - Après avoir vérifié ceci et cliqué sur le bouton NOUVEAU vous allez renseigner le nom de votre sous parapheur et indiquer où vous voulez qu'il se retrouve. Par défaut le sous parapheur ne sera crée que dans votre dossier si vous laissez l'option dossier dans le menu déroulant qui apparait.

Si vous choisissez CABINET dans le menu déroulant, votre sous parapheur sera crée dans l'ensemble des dossiers du cabinet, déjà crées et sera crée automatiquement dans les nouveaux.

Si vous choisissez Type de dossier, le sous parapheur sera crée dans tous les dossiers du même type (ex : tous les dossiers droit des société ou tous les dossiers de procédure, etc...)

Les choix Nature et Pôle de compétence ne s'appliquent qu'aux cabinet pour lesquels ceux ci ont étés mis en place.

Lorsque vous créer un sous parapheur autre qu'un sous parapheur uniquement pour votre dossier, pensez à bien demander avant au autres personnes du cabinet si cela leur convient pour éviter tout problème.