LexisPoly - Import personnes via fichier Excel

Date de fraîcheur : 24/02/2021

Vous trouverez ci-après la procédure d'import de personnes dans LexisPoly à partir d'un fichier Excel préformaté.

Remarques:

• Jusqu'à la version 1.0.18.273, les clients souhaitant utiliser cette fonctionnalité devaient utiliser la passerelle d'intégration de données via un complément à télécharger. Cette passerelle ne doit désormais plus être utilisée pour cela. Désormais, nous vous invitons à suivre cette procédure.
• Le fichier n’observe pas de limite de nombre de fiches de personnes à importer.
• La structuration des données présentes dans le fichier EXCEL décrit plus bas est à strictement respecté.

1ère étape, Paramétrage:

Il vous faut dans un premier temps avoir le droit de réaliser des imports personnes.

Pour cela, à l'aide d'un compte Administrateur au sens LexisPoly, nous vous invitons à cliquer sur la roue dentée en bas de page, puis aller sur Droits d'accès/Droits d'accès général et à entrer sur la fiche de l'utilisateur concerné.

Enfin, cliquez sur le droit "Importation des personnes".

2ème étape, Utilisation de l'import personnes Excel:

Accédez à la liste des personnes disponibles sous les onglets Données / Personnes. En haut à droite de la liste des fiches personnes, le menu Import vous permet d’accéder à la commande Importer des personnes (.xslx).

À la suite de l’activation de la commande, une fenêtre s’affiche vous permettant les actions

suivantes :

• Accès au modèle de saisie du fichier EXCEL
• Chargement du fichier EXCEL
• Validation et correction des données saisies
• Import des fiches personnes

Pour votre premier import, vous avez accès à un modèle de tableau EXCEL vous permettant de saisir vos fiches personnes. Ce modèle est strictement à respecter pour la validation de votre saisie et le chargement des fiches personnes. L'onglet "Aide à la saisie" vous donne des informations sur les valeurs ou le type de valeurs attendues.

Sauvegardez le fichier en local, saisissez vos données dans le tableau et chargez ce fichier dans la fenêtre afin de déclarer les nouvelles fiches personnes.

Chargement des données.

Une fois vos fiches personnes saisies dans le fichier EXCEL, il convient de charger le document dans la fenêtre pour la déclaration des fiches.

Deux possibilités sont accessibles pour ce faire :

• Glissez, déposez le fichier dans la zone au centre de la fenêtre
• Cliquez sur la commande Sélectionner le fichier pour parcourir vos dossiers, sélectionnez le document et valider votre sélection.

Vérification de la conformité.

Le contrôle de conformité des données saisies dans le fichier EXCEL est opéré à la suite du chargement. Résultat de cette analyse, un tableau liste les données ainsi que leur statut de conformité :

• OK : La fiche personne est conforme et pourra être correctement chargée
• Incomplet / non bloquant : Le fiche personne observe des points d’attention qu’il vous est conseillé de corriger. Cependant, même si l’information renseignée n’est pas conforme ou manquante, la fiche personne pourra être correctement chargée
• Erreur : Le fiche personne observe des informations incorrectes : mal saisies, manquantes … Sans la correction de celles-ci, la fiche personne ne pourra être chargée

Dans le cas d’une fiche incomplète ou en erreur, des messages informe de la nature des problèmes vous aidant pour la correction.

Si vous souhaitez accéder aux fiches personnes en fonction de leur statut de conformité, vous pouvez utiliser les filtres accessibles en haut de tableau. Ils vous permettent notamment d’afficher uniquement les cas en erreur : fiches qui ne seront pas déclarées dans votre produit et qui demandent spécialement votre attention.

Importer les données dans LexisPoly.

En bas de page, une commande Importer les fiches personnes vous permet de valider l’import des fiches qui ne sont pas identifiées comme étant en erreur et ainsi les déclarer dans le produit Lexis Poly.

Si vous souhaitez importer les fiches uniquement avec le statut OK, il vous est possible de décocher l’option Importer les fiches incomplètes. A noter que par défaut, les fiches incomplètes seront chargées.