Lexis Poly - Comment faire pour créer des modèles d'actes ou de courriers ?

Date de fraîcheur : 23/02/2021

Lexis Poly vous permet de réaliser des matrices d'actes et de courriers propres à votre cabinet.

Pour cela, nous vous recommandons fortement de vous rapprocher de votre commercial pour suivre une formation sur l'outil pour les réaliser.

Voici cependant les bases de la création de matrices.

• Pour créer une matrice, allez dans le menu configuration (roue crantée en bas à droite de l'interface de Lexis Poly) puis dans "Matrices". Si vous n'avez pas accès à ce menu là, rapprocher vous de la personne dans le cabinet qui gère les droits d'accès.

Vous vous retrouvez dans les matrices et devez commencer par choisir la bible à laquelle vous allez rattacher votre matrice. Utilisez le menu déroulant, sélectionnez votre bible et "Appliquer".

Une fois le choix effectué, cliquez sur l'icône "Nouveau" à droite de l'écran.

Nommez votre matrice, choisissez si vous désirez créer un acte ou un courrier et cliquez sur "PARCOURIR" pour aller chercher votre modèle. Veuillez noter que votre modèle doit bien être au format .docx pour être accepté par l'outil matrices.

Une fois ceci effectué cliquez sur 

• Vous revenez sur l'écran précédent. Cliquez sur le nom de votre document pour qu'il s'ouvre dans Word.

Une fois dans Word, vous allez pouvoir utiliser "l'addin matrices" situé dans les menus de Word. Pour l’activer cliquer sur le menu "LexisNexis". Puis cliquer sur l'icône "Matrice".

Cela ouvrira une fenêtre sur la droite de votre document Word.

Dans cette fenêtre, veuillez à nouveau sélectionner la bible qui correspond à votre matrice pour pouvoir accéder aux "questions", c'est à dire aux variables présentes dans la bible que vous allez pouvoir insérer dans votre matrice, pour permettre la fusion des données de vos dossiers dans vos propres actes. Vous pouvez aussi insérer des "Textes répétitifs" c'est à dire des variables pouvant récupérer les informations concernant plusieurs personnes, comme la liste des associés, les adversaires, etc...

Les questions sont regroupées par chapitre. Choisissez le chapitre qui correspond et sélectionnez la question que vous voulez insérer dans votre matrice puis double cliquez dessus. La question s’insérera à l'endroit où votre curseur est positionné dans votre matrice.

Répétez l'opération pour terminer votre matrice.

Vous pouvez aussi utiliser l'outil de recherche "le texte contient" pour trouver les variables dont vous avez besoin plus facilement.

Une fois ceci fait, enregistrez votre document et fermez le.

Lorsque vous revenez sur l'écran de Lexis Poly, votre matrice est enregistrée et prête à être utilisée dans vos dossiers. Elle apparaît dans la partie "rédaction" de tous vos dossiers dans la bible correspondante, sous "Matrices du cabinet".