Lexis Poly - Je veux facturer des clients par abonnement, comment faire ?

Date de fraicheur :  20/11/2020

Qu'est ce qu'un abonnement dans LexisPolyoffice ?

Un client contracte un abonnement reconductible ou pas pour la réalisation de certains actes (approbation des comptes par exemple) ou la réponse à certaines questions juridiques  (en droit social par exemple) etc. Cet abonnement est un montant forfaitaire mensuel ou trimestriel ou semestriel.

Comment le mettre en place ?

Une question à se poser :

Comptabilisez vous le temps passé des prestations liées à votre abonnement ?

Si oui, il vous faudra tout d'abord paramétrer des codes de prestations spécifiques aux abonnements.

Pour cela :

1- Il faut que vous ayez les droits d'accès pour utiliser le bouton  (en bas à droite)

Ce qui vous permet d'accéder au menu Configuration / Finance / Codes / Prestations et Provisions

Puis créez un nouveau code à l'aide de  à droite . Puis paramétrez . Attention à bien cocher 'Code facturé lors d'un abonnement'

Cette façon de travailler vous permettra de comptabiliser les temps passés sur vos dossiers d'abonnement et de pouvoir, avec la statistique Boni Mali, comparer le temps prévu et le temps réellement passé.

Ensuite 

Vous pouvez créer votre dossier comme un dossier 'normal'. (Il est préférable (mais non obligatoire) de créer un dossier 'spécial abonnement' même s'il existe déjà un dossier pour ce client.

Vous pourrez ainsi, si vous le souhaitez, inscrire le temps passé dans ce dossier (en sélectionnant les codes spécifiques 'abonnement')

Ensuite  

Mettre en place l'abonnement. 

Sélectionnez 

Puis créer avec  à droite.

Dossier : dossier d'abonnement

Client : le client facturé de ce dossier

Montant HT de chaque échéance 

Libellé: lors de l'édition des factures, vous pouvez intervenir sur le libellé de votre facture soit par un libellé simple ( Abonnement secrétariat juridique, par exemple) ou vouloir y inscrire le nom du mois, du trimestre ou du semestre et l'année. Pour cela il faut utiliser les variables suivantes : 

#M => l'article et le nom du mois par exemple « de mars » ou « d'avril »
#T => le numéro du trimestre par exemple « quatrième »
#S => le numéro du semestre par exemple « deuxième »
#A => l'année par exemple « 2019 »
Ainsi, si vous inscrivez « Facture d'abonnement du mois #M  de l'année #A », vous obtiendrez si nous sommes le 10/05/2019 " Facture d'abonnement du mois de mai de l'année 2019" .

Date de renouvellement : cela vous permet de revoir à cette date le contrat

Facturer les débours: cela vous permet de facturer les débours (que vous aurez saisi dans votre dossier/finances/prestations/frais ) sur vos factures d'abonnement (ex: facture du greffe)

Frais de dossier: vous pouvez facturer des frais de dossier sur abonnement.

Cochez les différents mois où vous souhaitez établir une facture d'abonnement.

Pour facturer les abonnements

Chaque mois il faudra que vous alliez sur la fenêtre FINANCES/ABONNEMENTS.

Puis cliquez sur 'facturer les abonnements'.

Indiquez le mois à facturer (vous ne pourrez facturer qu'une seule fois chaque mois).

Suivant le paramétrage de vos différents abonnements, seuls les abonnements prévus le mois saisi vont être facturés.   

Puis cliquez sur 'facturer un abonnement'

Vous retrouverez les factures dans le parapheur.