Date de fraicheur: 26/01/2022

 

La plupart des informations communes aux deux applications concernant les dossier permanent sont transférées à l’initialisation du dossier.

 

Initialisation d'un dossier depuis Cegid Loop

Avant de pouvoir initialiser un dossier, il faut que la passerelle soit activée et configurée. Nous vous invitons avant tout à consulter les autres articles de notre base de connaissance relatifs à la passerelle Cegid Loop. De la documentation est également disponible via votre espace assistance Cegid.

Pour activer le widget Gestion Juridique LexisNexis, il vous faut au préalable, depuis votre portefeuille, avoir cliqué sur les trois petits points à droite du nom du dossier et activer l'option.

 

 

Ensuite, pour transférer un dossier de Cegid Loop dans Lexis PolyActe, l’utilisateur doit ouvrir son dossier afin d’afficher la page d'accueil, puis cliquer sur le bouton <Initialiser> présent dans le widget « Gestion juridique » de Cegid Loop.

 

Informations transférées dans Lexis PolyActe

Numéro, nom et collaborateurs du dossier

• Le numéro du dossier n’est pas repris de Cegid Loop en raison d’une numérotation très différente de celle de Lexis PolyActe.
• C’est donc la numérotation automatique de Lexis PolyActe qui sera appliquée à l’initialisation d’un dossier.
• Le nom du dossier est, lui, bien repris de Cegid Loop.
  
  
• Les collaborateurs sont également repris de Cegid Loop
• il s’agit des « Maitre du dossier » et « Engagement manager » - en tant que responsable (l’engagement manager étant le responsable par défaut) dans Lexis PolyActe et le shadowing (occultation des dossiers) est actif sur l’ensemble des dossiers.

 

Fiche société

Les principales informations concernant la société sont identiques dans les deux applications et seront donc reprises lors de l’initialisation.

Il s’agit :

• De la forme de la société
• Sa dénomination
• Son capital
• Son adresse postale
• Son email, site web, téléphone et fax
• Son SIREN / SIRET
• Son code NAF

 

Les associés

En tant que « Personne », les informations reprises sont :

• Dans le cas d’une personne physique, sont repris :
• La civilité
• Le nom et le prénom
• L’adresse postale
• Les informations de naissance
• Dans le cas d’une personne morale, sont repris
• La forme (si connue dans Lexis PolyActe sinon nous indiquons la forme vide)
• La dénomination
• L’adresse postale
• Dans le cas d’une indivision, sont repris
• Le nom de l’indivision (à noter que dans Cegid Loop sont les indivisions sont renseignées en tant que personne morale et que nous récupérons la raison sociale)
• N’ayant pas de notion d’indivisaires dans une indivision, côté Cegid Loop, aucune information n’est reprise. A l’utilisateur de renseigner les indivisaires dans Lexis PolyActe.

 

Les dirigeants

Il est à noter que quelle que soit la forme de la société, Cegid Loop demande à renseigner des gérants.

Lors de l’initialisation du dossier, nous remplaçons le lien « Gérant » que nous recevons de CEGID par le lien correspondant à la forme de la société reçue.

En cas d’anomalie un message d’erreur est affiché (ci-après un exemple lorsqu’un gérant de type personne morale a été renseigné dans une SA et que nous tentons de le lier en tant que président qui doit obligatoirement être une personne physique) :

Les établissements secondaires

Les informations reprises sont :

• Désignation de l’établissement reprend la raison sociale

Seules les fiches CEGID ayant le type « établissement secondaire » dans Cegid Loop sont transférées en tant qu’établissements secondaires dans Lexis PolyActe.

 

Les filiales

Les informations reprises concernant les filiales sont :

• Le lien avec la personne morale (filiale)
• Reprise de la forme et dénomination
• Reprise de l’adresse
• Reprise du SIREN SIRET
• Aucune reprise de participation

 

La gestion des titres

Seuls les dossiers ayant une répartition équilibrée des titres sont transférables.

A la réception des informations concernant la gestion des titres, le registre des mouvements est créé dans le dossier Lexis PolyActe sous la forme d’une inscription au registre.

 

Important :

• La répartition n’est alors pas considérée comme clôturée.
• Charge au collaborateur responsable du dossier de clôturer l’opération d’inscription dans Lexis PolyActe en indiquant la date à prendre en compte.

Cette date est importante pour la suite des opérations et ce principalement pour la saisie des revenus qui seront à prendre en compte dans les déclarations 2777 et 2561.

L’idéal étant qu’à minima, cette date indique le premier jour de l’année en cours.

 

Nature des titres

Une seule nature de titres est présente dans Cegid Loop

L’information exacte sur la nature des titres n’étant pas présente dans Cegid Loop, selon la forme de la société, nous insérons dans Lexis PolyActe des actions nominatives ordinaires (par exemple pour une SA) ou des parts sociales (par exemple pour une SARL).

 

Nature de propriétés

La notion de pleine propriété, nue-propriété et usufruit est présente dans Cegid Loop et donc reprise dans Lexis PolyActe sur les différents associés.

 

Les numéros de compte

Cette information n’est pas présente dans Cegid Loop. Les numéros de compte seront donc affectés par Lexis PolyActe lors de la constitution du registre

 

Les indivisions et indivisaires

La notion d’indivisaire n’est pas présente dans Cegid Loop. Seule la dénomination de l’indivision est reprise.

Le collaborateur en charge du dossier côté Lexis PolyActe, devra saisir les indivisaires et les proratas s’il souhaite établir les 2777 et les 2561.

 

Mise à jour du dossier / personne

Il n’existe pas, à proprement parlé, de mise à jour du dossier ou des personnes, mais des notifications de désynchronisation (c’est-à-dire de différence entre certains éléments de CEGID Loop et de Lexis PolyActe).

 

Dossier

Seules les modifications concernant la répartition du capital sont notifiées dans Lexis PolyActe.

Cela concerne :

• L’ajout d’un associé
• La suppression d’un associé
• Et par conséquent le changement du nombre de titre d’un associé

Une notification dans Lexis PolyActe signale alors à l’utilisateur une désynchronisation entre les informations présentes dans Cegid Loop et dans Lexis PolyActe.

Charge au collaborateur responsable du dossier d’effectuer les opérations sur titres dans le dossier Lexis PolyActe.

 

Cette notification est présente dans la page « Synthèse / Résumé » du dossier dans la section « Suivi du dossier » :

Cette même notification est également présente dans le module « Associés » du dossier Lexis PolyActe :

Une fois les opérations sur titres effectuées – transfert de titres / démembrement etc… - ce collaborateur désactive la notification en cliquant sur le bouton <Synchro effectuée> présent dans la liste des associés.

 

Personne

Aucune mise à jour ne s’opère sur les informations liées aux personnes, filiales, établissements etc…

Cela veut dire qu’en cas de changement d’adresse ou de modification d’un prénom, date de naissance, dénomination etc… aucun changement n’est effectué dans Lexis PolyActe

 

Transfert des documents

Seuls les documents au format PDF peuvent être transférés dans la GED de Cegid Loop.

Ce transfert s’effectue via une fonction de mailtoGed.

Cela signifie que les documents seront envoyés par email et que le classement se fera grâce aux informations contenues dans l’objet de cet email – constitué d’un chemin relatif au dossier Cegid Loop.

Par exemple, l’objet sera de la forme [./Juridique] si l’utilisateur souhaite classer les documents envoyés dans le dossier « Documents/Juridique » de la GED Cegid Loop.

 

Remarque : à l’initialisation d’un dossier, Cegid Loop nous envoie une adresse email qui est propre au dossier. C’est cette adresse qui est utilisée pour l’envoi des documents.

Ce transfert est opérationnel depuis le parapheur Lexis PolyActe du dossier concerné via une nouvelle fonction présente dans le bouton <Partager / Cegid LOOP> dans le cas d’un ou plusieurs documents et également dans les trois petits points à droite de chaque document pour l’envoi d’un seul document.

 

 

A l’appel de cette commande, une fenêtre apparaît afin de sélectionner le répertoire de dépôt dans la GED de Cegid Loop

 

Remarque : Il n’est pas possible de modifier les répertoires de destination.

 

Une confirmation de l’envoi est alors affichée reprenant les documents transférés

Une fois le transfert effectué, une signalétique est mise en place dans le parapheur pour indiquer les documents transférés – représentée par le logo de Cegid Loop.

 

 

Remarque : tout renvoi d’un même document depuis Lexis PolyActe vers la GED écrase l’ancien document. Il n’est pas prévu de gérer les versions des documents, cela implique que c’est à la charge de la personne effectuant le transfert de renommer, si nécessaire, le document avant renvoi.

 

Les documents transférés dans Cegid Loop sont accessibles depuis le menu « Documents partagés » dans Cegid Loop.

Une fois la commande activée, l’utilisateur doit se rendre dans le dossier « Documents / Général / Juridique / » suivi éventuellement du répertoire de dépôt sélectionné dans la fenêtre de transfert de Lexis PolyActe.

Cas particulier d’un dossier déjà présent dans les deux applications

Pour nos clients communs, ceux ayant déjà Cegid Loop et Lexis PolyActe, avec des dossiers similaires présents dans les deux applications, il est possible de refaire une synchronisation des dossiers (remettre en lien les deux dossiers afin d’activer la possibilité de transférer des documents de Lexis PolyActe vers Cegid Loop).

Lorsque l’utilisateur tente une initialisation depuis Cegid Loop d’un dossier déjà présent dans Lexis PolyActe nous tenterons de refaire le lien sur le critère du SIRET.

Si dans Lexis PolyActe nous trouvons le SIRET sur une des sociétés et qu’il existe en plus un dossier en droit des sociétés pour cette fiche alors nous ne créons pas le dossier et renvoyons à Cegid Loop le Guid de notre dossier pour qu’il fasse la relation.

A partir de ce moment, vous pouvez transférer des documents de Lexis PolyActe vers la GED de Cegid Loop.

 

Remarque :

Si nous ne trouvons pas le SIRET nous créons forcément un nouveau dossier.

Précision : Cette opération ne met pas à jour vos données Lexis PolyActe. Seule la notification concernant la modification de la répartition des titres depuis Cegid Loop sera active par la suite.