Date de fraicheur : 16/02/2022

La plupart des informations communes aux deux applications concernant les dossiers permanents sont transférées à l’initialisation d'un dossier.

Initialisation d'un dossier depuis Cegid Expert

Avant de pouvoir initialiser un dossier, il faut que la passerelle soit activée et configurée. Nous vous invitons avant tout à consulter les autres articles de notre base de connaissance relatifs à la passerelle Cegid Expert. De la documentation est également disponible via votre espace assistance Cegid.

 

Pour transférer un dossier de Cegid Expert vers Lexis PolyActe, l’utilisateur doit ouvrir son dossier puis cliquer sur le bouton <A transférer Lexis PolyActe> présent au milieu de la page.

Un message de confirmation s’affiche dans lequel l’utilisateur clique sur <Oui>.

Une fenêtre de progression apparaît.

Lorsqu’aucune erreur n’est détectée, le message suivant apparaît :

Au niveau du dossier Cegid Expert l’information suivante apparaît pour indiquer que le dossier est initialisé dans Lexis PolyActe.

Numéro et nom du dossier

Le numéro et le nom du dossier sont repris de Cegid Expert dans Lexis PolyActe.

Collaborateurs du dossier

Les collaborateurs sont également repris du dossier Cegid Expert. Un responsable et un collaborateur peuvent être transférés au maximum. Ils se trouvent dans l’onglet « Juridique / Juridique » du dossier.

Fiche société

Les principales informations concernant la société sont identiques dans les deux applications et seront donc reprises lors de l’initialisation.

Il s’agit :
- De la forme de la société
- Sa dénomination
- Son capital
- Ses différentes adresses
- Ses email, site web, téléphone et fax
- Son SIREN / SIRET
- Son code NAF

Les associés

En tant que « Personne », les informations reprises sont :

- Dans le cas d’une personne physique :
o La civilité
o Le nom et le prénom 
o Les différentes adresses
o Les téléphones et email
o Les informations de naissance

- Dans le cas d’une personne morale :
o La forme (si connue dans Lexis PolyActe sinon nous indiquons la forme vide)
o La dénomination
o Les différentes adresses
o Les téléphones et email

Les différents liens (dirigeants, organes de contrôle)

Dans Cegid Expert, les liens sont différents en fonction de la forme de la société (comme dans Lexis PolyActe). Ces liens sont « figés » et l’utilisateur doit choisir dans une liste associée au dossier.
A noter que les règles métiers sont présentes dans l’API ce qui implique que dans le cas d’un lien incohérent avec la forme de la société, un rejet de la fiche sera effectué (par exemple un président dans une SARL).

Dans Cegid Expert, les liens transférés se trouvent dans le module « Juridique / Liens dossier ».

En tant que « Personne », les informations reprises sont :
- Dans le cas d’une personne physique :
o La civilité
o Le nom et le prénom (attention, dans Cegid Expert un seul champ pour contenir ces deux informations)
o Les différentes adresses
o Les téléphones et email

- Dans le cas d’une personne morale :
o La forme (si connue dans Lexis PolyActe sinon nous indiquons la forme vide)
o La dénomination
o Les différentes adresses
o Les téléphones et email

Pour l’ensemble de ces liens, les dates de début et de fin de mandat ainsi que la durée sont transférées à l’initialisation du dossier.

Les filiales

Les informations reprises concernant les filiales sont :
- Le lien avec la personne morale (filiale)
o Reprise de la forme et dénomination
o Reprise des adresses
o Reprise du SIREN SIRET
o Les téléphones et email
o Aucune reprise de participation

Les établissements secondaires

Ce type d’élément n’est pas traité.

La gestion des titres

Seuls les dossiers ayant une répartition équilibrée des titres sont transférés via la commande d’initialisation d’un dossier dans Lexis PolyActe.

A la réception des informations concernant la gestion des titres, le registre des mouvements est créé dans le dossier Lexis PolyActe sous la forme d’une inscription au registre.

La répartition n’est alors pas considérée comme clôturée.
Charge au collaborateur responsable du dossier de clôturer l’opération d’inscription en indiquant la date à prendre en compte.

Important : cette date est importante pour la suite des opérations et ce principalement pour la saisie des revenus qui seront à prendre en compte dans les déclarations 2777 et 2561. Il est recommandé un minima que cette date indique le premier jour de l’année en cours.

Nature des titres

L’information exacte sur la nature des titres n’étant pas présentes dans Cegid Expert, selon la forme de la société, nous insérons dans Lexis PolyActe des actions nominatives ordinaires (par exemple pour une SA) ou des parts sociales (par exemple pour une SARL).

Nature de propriétés

La notion de pleine propriété, nue-propriété et usufruit est présente dans Cegid Expert et donc reprise dans Lexis PolyActe sur les différents associés.

Les numéros de compte

Cette information n’est pas présente dans Cegid Expert. Les numéros de compte seront donc affectés par Lexis PolyActe lors de la constitution du registre.

Les indivisions et indivisaires

Ces deux notions sont bien présentes dans Cegid Expert et reprises dans Lexis PolyActe.
Concernant les indivisaires, le prorata de chacun dans l’indivision est également repris.

Mise à jour du dossier/personne

Il n’existe pas, à proprement parler, de mise à jour du dossier ou des personnes.

Dossier

Seules les modifications concernant la répartition du capital sont notifiées dans Lexis PolyActe.
Cela concerne :
- L’ajout d’un associé
- La suppression d’un associé
- Et par conséquent le changement du nombre de titre d’un associé

Suite à l’enregistrement de l’un de ces événements dans Cegid Expert, l’utilisateur doit appeler la commande « transférer les nouveaux associés vers Lexis PolyActe.

Remarque : Dans le cas d’une suppression d’associé, la mise à jour est lancée automatiquement depuis Cegid Expert (Inutile dans ce cas d’appeler la commande).

Lorsque l’utilisateur appelle cette commande ou dans le cas d’une suppression d’associé, une notification dans Lexis PolyActe signale alors à l’utilisateur une désynchronisation entre les informations présentes dans Cegid Expert et dans Lexis PolyActe. Charge au collaborateur responsable du dossier d’effectuer les opérations sur titres dans le dossier Lexis PolyActe.

Cette notification est présente dans la page « Synthèse / Résumé » du dossier Cegid Expert, dans la section « Suivi du dossier » :

Cette même notification est également présente dans le module « Associés » du dossier Lexis PolyActe :

Une fois les opérations sur titres effectuées (transfert de titres / démembrement etc…) le collaborateur désactive la notification en cliquant sur le bouton <Synchro effectuée> présent dans la liste des associés.

Un message de confirmation apparaît :

Important: Il n'y a pas de contrôle lors d'un clic sur "Synchro effectuée", il a pour action la suppression du message d'alerte de désynchronisation.

Personne

Aucune mise à jour ne s’opère sur les informations liées aux personnes, filiales, établissements etc…
Cela veut dire qu’en cas de changement d’adresse ou de modification d’un prénom, date de naissance, dénomination etc… aucun changement n’est effectué dans Lexis PolyActe.

Seul l’ajout d’un lien, comme par exemple l’ajout d’un gérant, est envoyé dans Lexis PolyActe. Pour cela, une fois la modification effectuée dans le dossier, l’utilisateur doit appeler la commande « Transférer les nouveaux liens vers Lexis PolyActe » accessible depuis l’onglet « Liens dossier ».

Des contrôles proches de ceux présents à l’initialisation du dossier sont joués comme par exemple la tentative d’insérer d’autres présidents alors qu'un seul est autorisé.

Le journal d’événement, accessible depuis l’onglet « Liens dossier » dans Cegid Expert, peut dans ce cas signaler par exemple :

Transfert des documents

Tous les types de documents peuvent être transférés vers Cegid Expert.

Ce transfert est opérationnel depuis le parapheur Lexis PolyActe du dossier concerné via une nouvelle fonction présente dans le bouton <Partage vers Cegid Expert> dans le cas d’un ou plusieurs documents et également dans les trois petits points à droite de chaque document pour l’envoi d’un seul document.

A l’appel de cette commande, et selon que l’utilisateur ait déjà été identifié ou non dans Cegid Expert, une mire de connexion peut apparaître. L’utilisateur doit alors s’identifier avec son adresse email puis son mot de passe.

Une fois identifié, une fenêtre s’ouvre permettant à l’utilisateur de sélectionner le dossier (issu de l’arborescence présente dans Cegid Expert) dans lequel il souhaite transférer le ou les documents sélectionnés.

Une fois le dossier principal développé (dossier permanent ou dossier annuel) la sous arborescence est affichée.

L’utilisateur doit alors sélectionner l’armoire, le classeur et l’intercalaire (lorsque ceux-ci existent) avant de valider en cliquant sur <OK>.

Remarque : Le bouton <OK> s’active uniquement lorsqu’un répertoire est sélectionné.

Dans Cegid Expert, la consultation des documents se trouvant dans la GED peut s’effectuer en cliquant sur l’application de GED (en haut à droite).

Une fois dans la GED, l’utilisateur peut sélectionner un dossier et une période.

Puis en cliquant sur le bouton <Filtrer> obtenir la liste de ses documents.

 

Cas particulier d’un dossier déjà présent dans les deux applications

Pour nos clients communs, ceux ayant déjà Cegid Expert et Lexis PolyActe, avec des dossiers similaires présents dans les deux applications, il est possible de refaire une synchronisation des dossiers (remettre en lien les deux dossiers afin d’activer le transfère des documents de Lexis PolyActe vers Cegid Expert).

Lorsque l’utilisateur tente une initialisation depuis Cegid Expert d’un dossier déjà présent dans Lexis PolyActe nous tenterons de refaire le lien sur le critère du SIRET.

En cas d’échec de cette recherche, et pour la personne racine du dossier, nous effectuons une recherche sur la forme courte, dénomination CP et ville.

Si dans Lexis PolyActe nous trouvons, grâce à ces éléments de recherche, une société et qu’il existe un dossier en droit des sociétés pour cette fiche alors nous ne créons pas le dossier. Une mise en relation des "Guids" est effectuée.

Cette mise en relation s’effectue également au niveau des fiches « Personnes » :
- Dans le cas d’une personne morale, le SIRET correspond au critère de recherche. Si le SIRET n’est pas trouvé nous créons la fiche.
- Dans le cas d’une personne physique, les noms, prénoms, adresses mail 1, CP et ville correspondent aux critères de recherche.
Cegid Expert ayant un champ unique pour le nom et prénom, nous effectuons une recherche croisée par concaténation du nom et prénom puis du prénom et du nom en complément de la première recherche si aucun résultat n’a été trouvé.

A partir de là, l'utilisateur peut transférer des documents de Lexis PolyActe vers Cegid Expert.