LEXIS POLY - NOTICE PRODUIT AVRIL 2021

La release du mois d'Avril 2021 est maintenant disponible. Vous trouverez ci-dessous la liste des principales mises à jour, incluant les évolutions et les corrections produits. Toujours disponibles dans votre menu "Notices" depuis le bas de page de votre application, la notice fonctionnelle et la notice juridique vous sont proposées.

 

Retrouvez l'enregistrement du webinaire produit tenu le 12 avril 2021 en cliquant ici . 
Merci à tous pour votre participation lors de cet événement !

 

Découvrez quelques-unes des principales améliorations ci-dessous !

• LE VOLET DE NAVIGATION : LES DOSSIERS RECENTS
• LE SUIVI & LA GESTION DES ASSEMBLEES
• LA PREPARATION DES AGOA
• L'AGENDA
• LE MOTEUR DE REDACTION
• LA RECHERCHE
• LA LISTE DES DOSSIERS : LES DOSSIERS RECENTS
• LA PERSONNALISATION DES DOSSIERS
• ENCORE PLUS D'AMELIORATIONS ...

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• COMMENT METTRE A JOUR VOTRE SOLUTION ?
• CONTACTEZ LE SERVICE CLIENT

 

LE VOLET DE NAVIGATION

DISPONIBLE SUR LEXIS POLYOFFICE | LEXIS POLYACTE 

 

Bénéficiez d’un volet de navigation vous permettant de basculer d’un dossier à un autre en un simple clic depuis toutes les pages de votre solution Lexis Poly.

Disponible à droite de votre page, une nouvelle commande vous permet d'accéder au volet de navigation.

 

Cliquez sur cette commande pour ouvrir le volet et ainsi afficher la liste de vos 20 derniers dossiers consultés.

 

Pour chacun des dossiers, vous pouvez :

• Accéder au dossier en cliquant sur le libellé du dossier
• Visualiser les informations importantes liées au dossier en cliquant que la commande prévisualisation
• Accéder au dossier et son parapheur, créer un événement, créer une tâche depuis le menu afférent 

Une alerte vous rappellera de sauvegarder votre travaille en cours.

 

 

LE SUIVI & LA GESTION DES ASSEMBLEES

DISPONIBLE SUR LEXIS POLYOFFICE | LEXIS POLYACTE 

 

Découvrez le nouveau tableau de suivi des assemblées. Parcourez l’ensemble de vos assemblées en cours et accédez aux informations importantes de chacune d’entre elles.

 

Depuis votre barre de navigation principale, l'onglet "Assemblées" vous permet d'accéder à un tableau de suivi et de gestion des assemblées de votre cabinet.

 

Ce tableau affiche l'ensemble des assemblées et leurs données clés associées.

Pour un meilleur suivi, les AGOA et prochainement toutes les assemblées observent un workflow métier liée à la préparation et leur exécution.

 

Pour chacune des assemblées listées dans le tableau, un menu vous propose un accès au dossier et à la page de préparation associée, disponible en bout de ligne.

 

Disponible en haut à droite de la page, une commande "Créer une assemblée" vous permet d'accéder à la page de préparation de vos assemblées. Pour ce faire, sélectionnez un dossier et un type d'assemblée afin de basculer vers la page de préparation associée.

 

NOTE

Pour plus d'efficacité, préparez vos premières AGOA cette année afin de retrouvez l’année prochaine des propositions d’AGOA à préparer pour ces mêmes dossiers.

 

 

LA PREPARATION DES AGOA

DISPONIBLE SUR LEXIS POLYOFFICE | LEXIS POLYACTE 

 

Afin de vous aider dans la préparation d’une AGOA et son suivi, une page dédiée vous permet de centraliser l’ensemble de vos données et documents. Depuis cette page, accédez aux modules Lexis Poly participant à l’élaboration de l’AGOA : tableau financier, proposition d’actes, feuille de présence, documents externes, PV et publication.

 

 

La page proposée s'articule autour de plus volets liés à la nature des informations recensées :

• Type de société et quorum
• Dates d'échéance et lieu de convocation
• Informations financières liées à l'AGOA
• Documents de la tenue de l'assemblée : les actes, la feuille de présence ...
• Conclusion

Pour chacun de blocs, les informations financières et associées à votre dossier sont automatiquement saisis. Par la suite, complétez le formulaire si nécessaire. Associez à votre AGOA vos documents et accédez à une propositions d'actes nécessaires à la préparation.

 

Sélectionnez vos modèles d'actes souhaités et complétez. Retrouvez l’ensemble de vos documents ainsi rédigés directement dans le formulaire de préparation.

Pour chacun des documents, bénéficiez de la prévisualisation et des fonctions de partage. Vos documents sont sauvegardés et disponibles dans votre parapheur.

 

Une fois votre AGOA tenue, stockez vos PV signés et l'ensemble des annexes. Suivez les publications de votre AGOA : envoi au greffe et envoi au client.

 

L'AGENDA

DISPONIBLE SUR LEXIS POLYACTE (DEJA DISPONIBLE SUR LEXIS POLYOFFICE)

 

Maintenant disponible sur Lexis PolyActe, un agenda vous est proposé afin d’organiser au mieux l’activité de votre cabinet. Déclarez vos rendez-vous et retrouvez aussi vos alertes pour une plus grande efficacité.

Depuis votre barre de navigation principale, l'onglet "Agenda" vous permet d'accéder à votre planning.

 

Votre agenda est affiché dans un environnement dédié, comme illustré ci-dessous. Le planning au jour, à la semaine ou au mois vous donne visibilité sur vos événements passés et à venir.

En plus de vos événements, retrouvez vos alertes de rendez-vous et de tâches, pour ne rien oublier aux actions qui sont attendues.

 

Aux côtés de votre agenda, retrouvez les fonctions suivantes :

• La création d'un nouvel événement
• L'export de votre agenda
• Un bloc de recherche pour retrouver vos événements

 

En complément de ce nouveau module, un widget Agenda est disponible dans votre page d'accueil. Depuis ce widget, planifiez en un simple clic un nouvel événement et visualiser vos prochains événements à venir. 

 

 

LE MOTEUR DE REDACTION 

DISPONIBLE SUR LEXIS POLYOFFICE | LEXIS POLYACTE 

Pour toujours plus de facilité lors de saisie de vos actes, le moteur de rédaction Lexis Poly évolue.

 

Dans le cadre de la rédaction d’actes répétitifs tels que la convocation des associés, le module de rédaction vous propose à présent de regrouper vos destinataires et saisir une fois seulement les réponses aux règles pour l’ensemble de votre sélection. Les actes seront alors générés automatiquement pour l’ensemble des destinataires pour un seul réponses fournis.

 

Un gain de temps notable pour la rédaction de vos actes !

 

De plus, dans l’ensemble de vos actes, lors de la rédaction, retrouvez la liste triée par ordre alphabétique de vos destinataires pour en faciliter l’accès et la sélection.

 

 

LA RECHERCHE

DISPONIBLE SUR LEXIS POLYOFFICE | LEXIS POLYACTE 

 

Les recherches disponibles dans votre solution Lexis Poly évoluent : ceci concerne les recherches sur les dossiers, personnes, parapheurs, juridictions, processus, déclaration de revenu, règlement de facture …

A présent la recherche ignore les accents pour vous assurer de trouver l’information attendue ciblée, et ce malgré un accent oublié.

 

 

LA LISTE DES DOSSIERS : LES DOSSIERS RECENTS

DISPONIBLE SUR LEXIS POLYOFFICE | LEXIS POLYACTE 

 

Afin de basculer facilement sur vos dossiers actifs, la liste des dossiers vous propose par défaut vos derniers dossiers consultés. Retrouvez l’ensemble de vos dossiers en interagissant avec les filtres appliqués à votre recherche.

 

 

Proposé par défaut sur la page, supprimez en un clic le filtre Mes dossiers récents pour lister l’ensemble de vos dossiers comme précédemment.

 

La recherche via les filtres sur la colonne de gauche cible dans tous les cas tous vos dossiers, et pas uniquement vos dossiers récents. Vous êtes assurés dans ce cas de retrouver vos dossiers.

 

 

LA GESTION DES FRAIS

DISPONIBLE SUR LEXIS POLYOFFICE

 

Afin de faciliter la saisie des frais, vous pouvez à présent importer vos frais associés à vos dossiers via un fichier EXCEL.

Accédez à votre saisie des frais dans l'onglet Finances et la rubrique Frais / Gestion de frais. En haut à droite, une commande Import des frais est disponible.

 

Cliquez sur la commande et une fenêtre vous propose le chargement d'un fichier EXCEL contenant la saisie de vos frais. Attention, le format du fichier doit être strictement respecté pour que l'import soit valide : un modèle de tableau EXCEL est disponible.

Suite à la soumission de votre fichier, une phase de validation vous permet de contrôler la conformité de la saisie de vos frais et ainsi voir les frais qui seront réellement chargés.

 

Pour chacun des frais, un état est associé :

• OK : le frais est conforme et prêt à être importé
• Incomplet / non bloquant : une information manquante est détectée, il est conseillé de compléter la saisie. Cependant le frais peut être importé en l'état si l'option Importer les frais incomplet disponible en bas de la liste est cochée.
• Erreur :  le frais est non conforme et ne peut être importé. Une correction est nécessaire.

Pour les frais observant un état autre que OK, un message indique la nature de la correction attendue. Cliquez sur la commande Corriger le fichier EXCEL pour télécharger le fichier EXCEL avec en bout de ligne le message d'erreur associé. A partir de ce fichier, corrigez votre saisie et importez de nouveau le fichier.

 

La commande Importer les frais vous permet d'importer dans Lexis Poly vos frais.

 

ATTENTION

• Tous les frais saisis dans votre fichier seront déclarés au sein de votre solution, sans vérification de doublon. Il vous est fortement conseillé de saisir vos nouveaux frais dans un document vierge pour éviter toutes doubles déclarations.
• La fonction d’import de frais est réservée aux cabinets en BIC avec Gestion nominative Fournisseur : les références des fournisseurs sont nécessaires à la conformité du fichier EXCEL.

NOTE

• L'accès à l'import est conditionné à l’activation de l’option Importation des frais dans les droits d’accès de votre solution.

 

LA PERSONNALISATION DES DOSSIERS

DISPONIBLE SUR LEXIS POLYOFFICE | LEXIS POLYACTE 

 

En plus des informations proposées par défaut dans vos dossiers, configurez par type de dossier, vos propres informations à saisir et à afficher.

 

Accessible depuis votre configuration, dans la rubrique types de dossier, vous pouvez déclarer vos propres informations à saisir, appliquées à tous les dossiers ou à un type de dossiers spécifique.

• Une information pour tous les dossiers : cliquez sur la commande Gérer vos champs personnalisés en haut à droite du tableau des types de dossiers 
• Une information pour un type de dossier spécifique : sélectionnez un type de dossier et depuis sa page de définition, cliquez sur la commande Gérer vos champs personnalisés

Une fois la commande activée, retrouvez l'ensemble de vos données complémentaires rattachés aux dossiers. Depuis cette page, modifiez ou ajoutez de nouveaux champs de saisie.

Plusieurs types de champs vous sont disponibles pour répondre au mieux à la nature de saisie. 

 

Parmi ces types de champs, vous avez la possibilité de définir des liste de valeurs par défaut via une énumération manuelle lors de la configuration du champ, ou via l'import d'un fichier EXCEL listant ces valeurs (conseillé dès lors que le nombre de valeurs est important).

 

Une fois vos champs personnalisés créés, retrouvez dans votre dossier, dans la rubrique secondaire, les champs à saisir. 

 

 

ENCORE PLUS D'AMELIORATIONS...

D'autres améliorations vous sont proposées ci-dessous. Découvrez les !

 

LA GESTION DES TITRES
DISPONIBLE SUR LEXIS POLYOFFICE | LEXIS POLYACTE

Ajout de 3 nouveaux experts opérations, dans le cadre de la gestion des titres, permettant de gérer les augmentations de capital suivantes :

• Les augmentations de capital (apports en nature) par augmentation du nombre de droits sociaux et augmentation de la valeur nominale
• Les augmentations de capital (apports en numéraire) par augmentation du nombre de droits sociaux et augmentation de la valeur nominale
• Les augmentations de capital (apports en nature et en numéraire) par augmentation du nombre de droits sociaux et augmentation de la valeur nominale

 

LA REDACTION D’ACTES

DISPONIBLE SUR LEXIS POLYOFFICE | LEXIS POLYACTE

Depuis WORD avec l’addin installé, dans la préparation de vos matrices, exploiter les variables associées aux informations des dossiers : code dossier, nom du dossier et références, pour compléter automatiquement vos courriers.

 

LES FORMULAIRES 2777

DISPONIBLE SUR LEXIS POLYOFFICE | LEXIS POLYACTE

Un fichier d’aide fourni sur le site de DGI concernant les formulaires 2777 est maintenant directement disponible dans votre solution Lexis Poly. Accédez à ce fichier depuis les formulaires 2777 créés dans vos dossiers.

 

LES DOSSIERS EN DROIT DES SOCIETES

DISPONIBLE SUR LEXIS POLYOFFICE | LEXIS POLYACTE

Saisissez dès à présent les rémunérations dans les dossiers en droit des sociétés pour les formes SPE SELAS, SPE SA, SPE SAS et SPE SELAFA. Cette saisie est accessible depuis la rubrique Détails société / Rémunérations.

 

LES DOSSIERS EN DROIT SOCIAL

DISPONIBLE SUR LEXIS POLYOFFICE | LEXIS POLYACTE

A compter du 1er avril 2021, les DIRECCTE et les services chargés de la cohésion sociale fusionnent pour devenir les DREETS. Une mise à jour des libellés concernés dans le dossier permanent en droit social, au niveau des fiches « Salariés », a été effectuée.

 

LES STATISTIQUES

DISPONIBLE SUR LEXIS POLYOFFICE UNIQUEMENT

Afin d’assurer la pertinence des statistiques mises à votre disposition, une complétude des filtres appliqués aux statistiques a été réalisée. Retrouvez de nouveaux filtres tels que : pôles de compétence, nature, type de dossier, responsable, site, collaborateur etc.

 

LA FACTURATION

DISPONIBLE SUR LEXIS POLYOFFICE UNIQUEMENT

Vos modèles de facture peuvent maintenant être complétés des informations SIREN et SIRET. A l’aide des variables <Bal: SIRET>@F5 et <Bal: SIREN>@F5 rendues disponibles dans les modèles, ses informations sont automatiquement récupérées. Prenez contact avec vos assistances pour vous accompagner dans la mise à jour de vos modèles si nécessaire.

 

LES TACHES

DISPONIBLE SUR LEXIS POLYOFFICE | LEXIS POLYACTE

Depuis une tâche, profitez d’une fonction de conversion pour l’ensemble des formats MS Office afin de partager une version PDF de vos documents.

 

L’ETAT DE FRAIS

DISPONIBLE SUR LEXIS POLYOFFICE UNIQUEMENT

Lors de la demande d'impression de l'état de frais, via le module Finances - Etat de frais d'un dossier, plusieurs ajustements sont maintenant disponibles vous permettant de retrouver les informations qui sont le total assujetti à TVA, le total TTC, la TVA et la grille des taux de TVA.

 

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COMMENT METTRE A JOUR VOTRE SOLUTION ?

Si vous utilisez les solutions Lexis Poly en mode SaaS ou On Premise hébergé, votre solution sera automatiquement mise à jour sans intervention de votre part. La mise à jour sera disponible quelques jours après l’annonce de la version. 

Si vous utilisez les solutions Lexis Poly en mode On Premise, installées sur vos propres serveurs, vous pouvez vous rendre sur notre base de connaissance qui vous indique comment mettre à jour Lexis Poly On Premise.

https://assistance.lexisnexis.fr/hc/fr/sections/360002107451-Lexis-Poly-Installation

 

CONTACTEZ LE SERVICE CLIENTS

Si vous avez des questions sur l’installation de la nouvelle version ou l’utilisation des nouvelles fonctionnalités, vous pouvez contacter le service client. 

Le service client est le point d’entrée unique couvrant l’ensemble de vos demandes, il est accessible du lundi au vendredi de 9 heures à 18 heures sans interruption à l’exception des jours fériés, par e-mail à assistance.logiciel@lexisnexis.fr ou par téléphone au 01 71 72 47 70. 

Si vous appelez depuis l'étranger, composez le +33 821 200 700 (coût variable en fonction du pays d'appel).