Date de fraîcheur : 21/01/2021

La plupart des informations communes aux deux applications concernant les dossier permanent sont transférées à l’initialisation du dossier.

Initialisation d'un dossier depuis Cegid Quadra

Avant de pouvoir initialiser un dossier, il faut que la passerelle soit activée et configurée sur les 2 produits. Nous vous invitons avant tout à consulter les autres articles de notre base de connaissance relatifs à la passerelle Cegid Quadra. De la documentation est également disponible via votre espace assistance Cegid Quadra.

Pour transférer un dossier de Cegid Quadra dans Lexis PolyActe, l’utilisateur a deux options :

- Soit à partir du dossier puis cliquer sur le bouton <Initialiser Dossier Lexis> présent en haut à droite du dossier

- Soit à partir de la liste des dossiers présente dans le paramétrage de l’application Cegid Quadra.

Depuis le dossier le dossier Cegid Quadra :

Une fois le dossier ouvert, l’utilisateur clique sur le bouton <Initialiser Dossier Lexis>

Lorsqu’aucune erreur n’est détectée, le message suivant apparaît :

Depuis la liste présente dans le paramétrage de Cegid Quadra : 

L’utilisateur peut passer par le module <Paramétrages> puis le menu « Paramétrage/Quadra vers Lexis PolyActe » afin d’afficher la liste des dossiers. L’utilisateur sélectionne le dossier à transférer puis clique sur le bouton <Initialisation Lexis> en bas à droite.

Un message de confirmation apparaît auquel l’utilisateur répond par <Oui>.

Numéro et nom du dossier

Le numéro et le nom du dossier sont repris de Cegid Quadra.

Collaborateurs du dossier

Il existe une particularité dans Cegid Quadra, à savoir que le responsable par défaut sera commun à tous les dossiers. Il s’agit de l’utilisateur renseigné en tant que "Responsable principal" dans la configuration de Cegid Quadra (Paramétrages/Paramétrage/Quadra vers Lexis PolyActe »).

Ce responsable par défaut, commun à tous les dossiers, est transféré à la création du dossier dans Lexis PolyActe. 

Ensuite, par dossier et selon les informations renseignées en page 2/3 du dossier Cegid Quadra, seront transférés, au plus, deux autres collaborateurs. Il s'agit d'un second responsable (non par défaut) et du collaborateur par défaut.

Dans l’exemple ci-dessous et si le paramétrage (comme ci-dessus) indique que le second responsable correspond à « Expert » et que le collaborateur par défaut correspond à « Assist. Jurid. », une fois le dossier dans Lexis PolyActe nous aurons « Rodolphe » en tant que responsable et Grégory en tant que collaborateur par défaut. Céline ne sera pas mentionnée dans le dossier.

Fiche société

Les principales informations concernant la société sont identiques dans les deux applications et seront donc reprises lors de l’initialisation.

Il s’agit :
- De la forme de la société
- Sa dénomination
- Son capital
- Son adresse postale
- Son email, site web, téléphone et fax
- Son SIREN / SIRET
- Son code NAF

Les associés

En tant que « Personne », les informations reprises sont :

• Dans le cas d’une personne physique, sont repris :
  - La civilité
  - Le nom et le prénom (dans Cegid Quadra un seul champ pour contenir ces deux informations)
  - L’adresse postale
  - Les téléphones et email
  - Les informations de naissance
• Dans le cas d’une personne morale, sont repris :
  - La forme (si connue dans Lexis PolyActe sinon nous indiquons la forme vide)
  - La dénomination
  - L’adresse postale
  - Les téléphones et email

Remarque:  pas de notion d’indivision dans Cegid Quadra

Les différents liens (dirigeants, organes de contrôle)

En tant que « Personne », les informations reprises sont :

• Dans le cas d’une personne physique, sont repris :
  - La civilité
  - Le nom et le prénom (attention, dans Cegid Quadra un seul champ pour contenir ces deux informations)
  - L’adresse postale
  - Les téléphones et email
• Dans le cas d’une personne morale, sont repris :
  - La forme (si connue dans Lexis PolyActe sinon nous indiquons la forme vide)
  - La dénomination
  - L’adresse postale
  - Les téléphones et email

Pour l’ensemble de ces liens, les dates de début et de fin de mandat ainsi que la durée sont transférées à l'initialisation du dossier.

Les établissements secondaires

Ce type d’élément n’est pas traité dans cette passerelle.

Les filiales

Les informations reprises concernant les filiales sont :

•  Le lien avec la personne morale (filiale)
  - Reprise de la forme et dénomination
  - Reprise de l’adresse
  - Reprise du SIREN SIRET
  - Les téléphones et email

Remarque: Aucune reprise de participation

La gestion des titres

Seuls les dossiers ayant une répartition équilibrée des titres sont transférés via la commande d’initialisation d’un dossier dans Lexis PolyActe.

A la réception des informations concernant la gestion des titres, le registre des mouvements est créé dans le dossier Lexis PolyActe sous la forme d’une inscription au registre.

La répartition n’est alors pas considérée comme clôturée.

Charge au collaborateur responsable du dossier de clôturer l’opération d’inscription en indiquant la date à prendre en compte.

Important : cette date est importante pour la suite des opérations et ce principalement pour la saisie des revenus qui seront à prendre en compte dans les déclarations 2777 et 2561.

L’idéal étant qu’à minima, cette date indique le premier jour de l’année en cours.

Une exception existe cependant et concerne les dossiers dans lesquels des indivisaires sont présents. Cegid Quadra n’ayant pas de notion d’indivision, il n’est pas possible de regrouper les indivisaires dans une indivision (à laquelle les titres doivent être attribués). Dans ce cas de figure, nous créons le dossier avec une gestion de titres déséquilibrée (non prise en compte des titres détenus par les indivisaires) et affichons une notification dans le module « Associés » pour informer l’utilisateur qu’il doit compléter la répartition dans le dossier Lexis PolyActe.

Nature des titres

L’information exacte sur la nature des titres n’étant pas présentes dans Cegid Quadra, selon la forme de la société, nous insérons dans Lexis PolyActe des actions nominatives ordinaires (par exemple pour une SA) ou des parts sociales (par exemple pour une SARL).

Nature de propriétés

La notion de pleine propriété, nue-propriété et usufruit est présente dans Cegid Quadra et donc reprise dans Lexis PolyActe sur les différents associés.

Les numéros de compte

Cette information n’est pas présente dans Cegid Quadra.

Les numéros de compte seront donc affectés par Lexis PolyActe lors de la constitution du registre.

Les indivisions et indivisaires

Comme indiqué précédemment, seule la notion d’indivisaire est présente dans Cegid quadra – pas les indivisions.

Les dossiers ayant des indivisaires seront donc : 
- transférés avec une gestion de titres déséquilibrée
- les indivisaires créés dans le module « Personnes »
- les indivisaires non présents dans le module des « Associés » du dossier

Le collaborateur en charge du dossier côté Lexis PolyActe, devra saisir l’indivision et lui attribuer son nombre de titres, puis rattacher les indivisaires et saisir les proratas avant de clôturer l’inscription au registre.

Mise à jour du dossier / personne

Dossier

Seules les modifications concernant la répartition du capital sont notifiées dans Lexis PolyActe.

Cela concerne :
- L’ajout d’un associé
- La suppression d’un associé
- Et par conséquent le changement du nombre de titre d’un associé

A l’enregistrement de l’un de ces événements et sans action de l’utilisateur, une notification dans Lexis PolyActe signale alors à l’utilisateur une désynchronisation entre les informations présentes dans Cegid Quadra et dans Lexis PolyActe.

Charge au collaborateur responsable du dossier d’effectuer les opérations sur titres dans le dossier Lexis PolyActe.

Cette notification est présente dans la page « Synthèse / Résumé » du dossier dans la section « Suivi du dossier » :

Cette même notification est également présente dans le module « Associés » du dossier Lexis PolyActe :

Une fois les opérations sur titres effectuées – transfert de titres / démembrement etc… - ce collaborateur désactive la notification en cliquant sur le bouton <Synchro effectuée> présent dans la liste des associés.

Un message de confirmation apparaît:

Personne

Aucune mise à jour ne s’opère sur les informations liées aux personnes, filiales, établissements etc…
Cela veut dire qu’en cas de changement d’adresse ou de modification d’un prénom, date de naissance, dénomination etc… aucun changement n’est effectué dans Lexis PolyActe.
Seul l’ajout d’un lien, comme par exemple l’ajout d’un gérant, est envoyé dans Lexis PolyActe. Pour cela, une fois la modification effectuée dans le dossier, l’utilisateur doit cliquer sur le bouton <Actualiser dossier Lexis>

Des contrôles proches de ceux présents à l’initialisation du dossier sont présents, comme par exemple la tentative d’insérer d’autres présidents alors qu'un seul est autorisé.

Transfert des documents

Seuls les documents au format PDF peuvent être transférés vers Cegid Quadra. Ce transfert s’effectue via un envoi d'email au collaborateur effectuant la manipulation.
Ce transfert est opérationnel depuis le parapheur du dossier concerné via une nouvelle fonction présente dans le bouton <Partage vers Cegid Quadra> dans le cas d’un ou plusieurs documents et également dans les trois petits points à droite de chaque document pour l’envoi d’un seul document.

A l’appel de cette commande, une fenêtre apparaît confirmant l’envoi du ou des documents sélectionnés.

Remarque: Charge au collaborateur ayant réceptionné l'email d’effectuer le classement dans Cegid Quadra.

Cas particulier d’un dossier déjà présent dans les deux applications

Pour nos clients disposant déjà de Cegid Quadra et de Lexis PolyActe avant la mise en place de la passerelle, et avec des dossiers similaires présents dans les deux applications, il est possible de refaire une synchronisation des dossiers (c'est à dire remettre en lien les deux dossiers afin d’activer la possibilité de transférer des documents de Lexis PolyActe vers Cegid quadra).

Lorsque l’utilisateur tente une initialisation depuis Cegid Quadra d’un dossier déjà présent dans Lexis PolyActe nous tenterons de refaire le lien sur le critère du SIRET.

Si dans Lexis PolyActe nous trouvons le SIRET sur une des sociétés et qu’il existe un dossier en droit des sociétés pour cette fiche alors nous ne créons pas le dossier, nous les interconnectons.

Cette mise en relation s’effectue également au niveau des fiches « Personnes » :

• Dans le cas d’une personne morale, le SIRET correspond au critère de recherche. Si le SIRET n’est pas trouvé, nous effectuons une recherche sur la forme courte, Dénomination CP et ville.
• Dans le cas d’une personne physique, les nom, prénom, adresse mail 1, CP et ville correspondent aux critères de recherche. 

A partir de là, le transfère des documents de Lexis PolyActe vers Cegid Quadra est possible.

Remarque : si nous ne trouvons pas le SIRET nous créons forcément un nouveau dossier.