Lexis Poly - Notice produit Octobre 2020 [Release du 23 octobre 2020]

Voir l'enregistrement du webinaire de présentation de la version : https://register.gotowebinar.com/recording/2700669249140305414

 

La release d'Octobre 2020 est maintenant disponible. Vous trouverez ci-dessous la liste des mises à jour, incluant les évolutions et les corrections produits. Toujours disponible dans votre menu "notices" depuis le bas de page de votre application, la notice fonctionnelle et la notice juridique vous sont proposées.

 

Découvrez quelques-unes des principales améliorations ci-dessous !

• La page d'accueil Lexis Poly 
• Les menus de navigation et les notifications de tâches
• La sécurité et la nouvelle page d'authentification
• L'accès au dossier en cours
• La recherche générale  
• La recherche par matricule Lexis 360
• La signature électronique et très prochainement l'intégration de la solution JeSignExpert
• Nouvel addin Outlook
• L'environnement Ebarreau
• La gestion des documents partagés sur l'extranet
• Le chiffre d'affaire prévisionnel
• Le formulaire M'BE : bénéficiaires effectifs
• La conversion PDF des documents MS Office
• La gestion des alertes et des tâches
• La gestion des droits accès aux modules

 

NOUVELLE PAGE D'ACCUEIL LEXIS POLY

MODULE "DOSSIERS RECENTS"

Le module "dossiers récents" vous propose à présent une sélection d'actions associées à chacun des dossiers listés dans le module.

 

 

MODULE "AGENDA"

Pour Lexis PolyOffice uniquement.

Le module "agenda" évolue et vous offre deux nouvelles fonctionnalités majeures :

• La création rapide d'évènement
• Les actions associées à un évènements

Cliquez sur le bouton "Créez un évènement +" depuis le bas du module et découvrez un formulaire de création rapide d'évènement.

 

De plus, pour chacun des évènements listés dans le module, accédez aux actions depuis le menu.

 

MODULE "TACHES"

Pour plus de lisibilité des informations, le module "Tâches et alertes" se présente maintenant en deux modules séparés : le module "Tâches" et le module "Alertes".

Retrouvez dans le module "Tâches" l'ensemble de vos tâches, réparties dans différents onglets : "mes tâches", "mes demandes" et "A lire".

 

Le module "Tâches" vous offre deux nouvelles fonctionnalités majeures :

• La création rapide de tâche
• Les actions associées à une tâche

Cliquez sur le bouton "Créez une tâche+" depuis le bas du module et découvrez un formulaire de création rapide de tâche.

 

De plus, pour chacune des tâches listées dans le module, un menu vous donne accès à des actions rapides.

 

 

Depuis ce menu, il est à noter que certaines actions peuvent être dépliées pour une saisie d'informations nécessaires.

 

MODULES "ALERTES"

Pour plus de lisibilité des informations, le module "Tâches et alertes" se présente maintenant en deux modules séparés : le module "Tâches" et le module "Alertes".

Retrouvez dans le module "Alertes" l'ensemble de vos alertes. 

 

Le module "Alertes" vous offre deux nouvelles fonctionnalités majeures :

• La création rapide d'une alerte
• Les actions associées à une alerte

Cliquez sur le bouton "Créez une alerte+" depuis le bas du module et découvrez un formulaire de création rapide d'alerte.

 

De plus, pour chacune des tâches listées dans le module, un menu vous donne accès à des actions rapides.

Depuis ce menu, il est à noter que certaines actions peuvent être dépliées pour une saisie d'informations nécessaires.

 

 

MENUS DE NAVIGATION ET NOTIFICATIONS DE TACHES

Plus pratiques et plus lisibles, les menus de navigation principal et secondaire ont été améliorés.

Notez que l'onglet "dossier en cours" à été déplacé : un accès dédié au dossier est accessible à droite de la barre de navigation secondaire.

Le menu "tâches" observe dès à présent un compteur vous informant des nouvelles tâches qui vous sont assignées.

Les tâches qui sont affectées ou à votre équipe seront accompagnées d'une notification. Depuis cette notification, accédez rapidement aux actions demandées.

 

ACCES AU DOSSIER EN COURS

Retrouvez votre dossier en cours en haut à droite de la page. Le nom du fichier est à présent affiché. Cliquez sur le dossier afin d'accéder aux principaux modules du dossier : parapheur, finances, agenda et tâches. 

 

SECURITE & NOUVELLE PAGE D'AUTHENTIFICATION 

Une nouvelle page d'authentification vous souhaite la bienvenue dans l'application Lexis Poly. Afin d'assurer la confidentialité de votre accès, en cas de changement de mot de passe, les règles de sécurité ont été renforcées  : il est désormais interdit de proposer l’un des trois derniers mots de passe utilisés. 

La procédure d'accueil des nouveaux utilisateurs a elle aussi évoluée. Pour tout nouvel utilisateur, deux mails sont envoyés. Le premier indique l'identifiant de connexion et le second le mot de passe temporaire qui permettra un premier accès à l'application Lexis Poly. Ce mot de passe envoyé a une validité de 24 heures. Passé ce délai, n'hésitez pas à utiliser la procédure de mot de passe oublié.

 

RECHERCHE GENERALE

Accessible haut des pages, la recherche générale a été retravaillée, vous offrant une meilleure lisibilité des résultats ainsi qu'à un accès à plusieurs catégories de données recherchées.

 

Suite à la saisie de vos premiers termes de recherche, les résultats sont affichés automatiquement et ventilés selon différentes catégories qui sont :

• Les dossiers
• Les dossiers archivés
• Les personnes actives
• Les personnes inactives

Via les cases à cocher, sélectionnez les catégories qui vous intéressent dans votre recherche.

Les liens vers la recherche multicritères et la recherche plein texte sont toujours accessible dans la colonne de droite des résultats de recherche.

 

RECHERCHE PAR MATRICULE LEXIS 360 DANS LES BIBLES D'ACTES

Depuis le module "Rédaction", il vous est maintenant possible de rechercher les actes en utilisant le matricule Lexis 360. Découvrez ce nouveau filtre accessible dans la colonne de droite pour un accès plus rapide à vos actes.

 

SIGNATURE ELECTRONIQUE ET BIENTOT UNE CONNEXION AVEC LA SOLUTION JESIGNEXPERT

Très prochainement disponible Si vous bénéficiez d'un accès à la solution JeSignExpert, vous pourrez depuis votre application Lexis Poly soumettre des documents de votre parapheur pour signature électronique.  Après DocuSign, JeSignExpert sera la deuxième solution de signature électronique intégrée.   N'oubliez pas de configurer vos droits d'accès à cette option pour accéder à ce nouveau service. Contactez votre ingénieur commercial pour activer cette option quand elle sera disponible.

 

Accessibles pour l'ensemble des solutions de signature électronique, plusieurs évolutions viennent compléter les possibilités d'envoi de documents pour signature électronique. A noter les nouveautés suivantes :

• Possibilité de sélectionner plusieurs documents pour une même demande de signature
• Une nouvelle page d'envoi des documents

• La récupération automatique des certificats de signature et leur sauvegarde dans le sous parapheur "Certificats signature"
• La recherche de documents selon leur état de signature "En attente de signature" ou "Signé"
• L'annulation d'une demande d'envoi de signature directement depuis Lexis Poly

Vos documents seront envoyées à la solution de signature électrique activée dans vos droits d'accès aux options. Une seule solution de signature électronique est configurable par domaine.

 

NOUVELLE VERSION DE L'ADDIN OUTLOOK

L'addin Outlook a été mis à jour. Veuillez télécharger et installer la nouvelle version de ce complément par le menu situé en bas des pages de l'application.

Les instructions pour installer une nouvelle version sont ici.

 

EVOLUTIONS E-BARREAU

IMPORTANT: Vous devez télécharger la dernière version du Proxy afin de bénéficier des dernières modifications. Votre proxy doit être en version 1.0.7.656.

 

Votre application Lexis Poly bénéficie d'un ensemble d'évolutions en lien avec son environnement Ebarreau :

• Dans votre messagerie, la mise en gras des messages non lus pour mieux les distinguer
• La réorganisation du menu Ebarreau pour un accès rapide à la messagerie
• La distinction des messages classés par l'ajout d'un visuel dédié
• La possibilité d'impression des messages envoyés avec éventuellement un accusé de réception
• L'ajout d'un document depuis le parapheur vers l'environnement Ebarreau  

 

FORMULAIRE M'BE : BENEFICIAIRES EFFECTIFS

Le formulaire M’BE, concernant la déclaration des bénéficiaires effectifs, a été ajouté au niveau de la liste des associés, présente dans les dossiers en droit des sociétés.

Un filtre en haut de page vous permet à présent d’obtenir la liste des associés potentiellement concernés par cette déclaration. 

Pour éditer le formulaire, sélectionnez les personnes concernées, puis cliquez sur le bouton .

 

A noter que pour ce formulaire sont reprises les informations de la société, ainsi que les informations liées aux associés - dénomination et informations sur la détention du capital et le nombre de voix. Dans le cas où l’associé sélectionné ne détiendrait pas au minimum plus de 25% du capital, alors ces informations ne seraient pas reprises.
Ce formulaire est modifiable et s’enregistre dans le sous parapheur « Déclarations » de votre dossier.

Attention, il n'est plus possible de modifier le formulaire une fois l'enregistrement effectué.

 

EVOLUTIONS EXTRANET

En lien avec l'option "extranet", plusieurs améliorations sont observées au sein de cette nouvelle release. Retrouvez certaines d'entre elles ci-dessous :

• Une nouvelle fenêtre de partage de dossier et des documents est maintenant disponible
• Envoi d'une notification de mise à jour aux destinataire d'un partage de document lors d'une re- publication
• Un message de rappel vous informe que le document auquel vous accédez est en partage
• L'icône de partage d'un document est modifié
• Le client final dispose d'un lien vers la page d'explication sur l'utilisation de l'extranet dans l'email de création de compte

 

CONVERSION PDF DES DOCUMENTS MICROSOFT OFFICE

Précédemment uniquement proposée pour vos documents WORD, la conversion PDF est maintenant disponible pour vos documents EXCEL, POWER POINT et messages OUTLOOK. 

Pour rappel, cette conversion est accessible dans le menu des documents d'un parapheur et propose la sauvegarde au format PDF d'une copie des documents dans le même parapheur. 

 

GESTION DES DROITS D'ACCES AUX OPTIONS

Plus pratique, plus ergonomique, la gestion des droits d'accès aux modules a été modifiée. Sélectionnez l'option recherchée et visualisez les droits d'accès positionnés pour chacun des utilisateurs. Déplacez, déposez un utilisateur vers l'option cible pour lui donner des accès.

 

 

CHIFFRE D'AFFAIRE PREVISIONNEL

Disponible dans la rubrique "Paramétrage" de l'onglet "Finance" du dossier en cours, il vous est désormais possible de saisir le budget prévisionnel du dossier.

Par la suite, retrouvez une statistique permettant de comparer le budget prévisionnel avec le montant réellement facturé et le montant des prestations saisies. Cette statistique est disponible depuis la page de votre application « Analyses / Statistiques / Analyse / suivi facturation prévisionnelle (Excel uniquement) ».

 

GESTION DES ALERTES ET DES TACHES 

Pour vos alertes, dans le module "tâches / mes alertes" il vous est à présent possible de les basculer en "alertes faites" par l'intermédiaire d'une simple commande disponible en haut de liste nommée "marquer comme fait". 

La fonction d’export au format Excel des tâches « à lire »  est de nouveau disponible !