La release du mois de Décembre 2020 est maintenant disponible. Vous trouverez ci-dessous la liste des principales mises à jour, incluant les évolutions et les corrections produits. Toujours disponible dans votre menu "notices" depuis le bas de page de votre application, la notice fonctionnelle et la notice juridique vous sont proposées.

Retrouvez l'enregistrement du webinaire produit tenu le 10 décembre en cliquant ici .

Merci à tous pour votre participation.

Découvrez quelques-unes des principales améliorations ci-dessous !

• Page d'accueil : nouveau widget "documents récents" et prévisualisation des documents
• Import de fiches personnes par fichier EXCEL
  
• Impression de plusieurs documents
• Signature électronique
• Connexion avec jesignexpert.com
• Relances de facturation
• Envois d'email aux parties prenantes dans les dossiers judiciaires
• Partage de documents depuis le parapheur vers l'environnement E-Barreau
• Assistance à vos clients pour connexion à l'Extranet

PAGE D'ACCUEIL : NOUVEAU WIDGET "DOCUMENTS RECENTS" ET PREVISUALISATION DES DOCUMENTS

Dans la continuité des travaux menés sur la page d’accueil de votre produit, nous nous efforçons de vous proposer des widgets vous permettant d’accéder à vos informations importantes et d’interagir.

La nouvelle version du produit Lexis PolyOffice intègre à présent un nouveau widget Documents récents. Le produit Lexis PolyActe voit le widget du même nom évoluer pour mieux répondre aux besoins exprimés.

Le nouveau widget "Documents récents" 

Trouvez dès à présent dans votre page d'accueil le widget "Documents récents" :

Le widget restitue les dix derniers documents que vous avez consultés et intègre une prévisualisation de document similaire à celle accessible depuis votre parapheur.

Cliquer sur le nom du document pour l'ouvrir.

Depuis la prévisualisation, bénéficiez des informations et fonctionnalités suivantes :

• Un affichage du contenu du document (disponible pour les formats MS OFFICE et PDF)
• Des commandes de zoom pour un meilleur confort de lecture
• Un affichage plein écran
• Des fonctions de partages (email)
• La commande d’impression
• Un affichage des méta données du document et la possibilité de les modifier.

IMPORT DE FICHES PERSONNES PAR FICHIER EXCEL

Afin de faciliter la déclaration de vos fiches personnes, le produit Lexis Poly vous propose une nouvelle fonctionnalité vous permettant d’importer en masse via un fichier EXCEL de nouvelles fiches personnes.

Sous les onglets Données / Personnes, retrouvez cette nouvelle commande Importer des personnes (.xslx).

Pour votre premier import, vous avez accès à un modèle de tableau EXCEL vous permettant de saisir vos données et par la suite charger le fichier. Lexis Poly vous accompagne en vérifiant la bonne saisie des informations pour ensuite créer les fiches personnes associées.

Un moyen efficace de déclarer l'ensemble de vos nouvelles fiches à partir d'un simple fichier EXCEL !

IMPRESSION DE PLUSIEURS DOCUMENTS

Accessible depuis votre parapheur, une commande Imprimer vous permet à présent d’imprimer plusieurs documents en un seul clic (formats de documents supportés : WORD, POWERPOINT, EXCEL, PDF et OUTLOOK).

SIGNATURE ELECTRONIQUE

La fonction de signature électronique observe des améliorations. Les nouveautés maintenant disponibles sont :

• La fusion de documents avant envoi
• L’accès à tous les utilisateurs des documents soumis pour signature dans les environnements dédiés fournisseurs du service de signature électronique

Fusion des documents

Afin de limiter le nombre de documents envoyés pour signature électronique, une nouvelle fonctionnalité vous permet de fusionner vos documents et de ne soumettre qu'un seul document à vos signataires. Retrouvez cette fonctionnalités à l'étape de validation de vos documents et de sélection de vos signataires.

Une version du documents résultats sera automatiquement sauvegardée dans votre parapheur.

Accès à tous les utilisateurs des documents soumis pour signature dans les environnements dédiés fournisseurs

Précédemment, via la boule orange, seul le commanditaire de la signature électronique observait un raccourci actif pour basculer dans l’environnement du fournisseur et ainsi accéder aux fonctions associées à la demande de la signature électronique. A présent, tous les utilisateurs ayant accès au dossier et détenant des accès à la plateforme du fournisseur, peuvent cliquer sur la boule pour basculer dans l’environnement associé.

CONNEXION AVEC JESIGNEXPERT.COM

Nouveau fournisseur de signature électronique en partenariat avec Lexis Poly, votre produit vous propose une connexion avec jesignexpert.com.

Vous devez disposer d'un compte jesignexpert.com et d'un abonnement valide (non compris dans l'abonnement Lexis Poly, contactez jesignexpert.com pour souscrire) pour que la fonctionnalité soit disponible.

Soumettre les documents à signature 

Depuis votre parapheur, sélectionnez vos documents et utilisez la commande Envoi pour signature. Une fenêtre vous permet alors de gérer vos documents, modifier leur formats si besoin et de sélectionner vos signataires. 

Pour plus de détail, vous pouvez:

• Nommer votre envoi
• Fusionner les documents en un document PDF unique
• Convertir vos documents au format PDF
• Rechercher et sélectionner les destinataires à votre demande de signature électronique

Bascule vers la plateforme jesignexpert.com

Suite à la validation de l'envoi, vous retrouvez vos documents et signataires sur votre plateforme jesignexpert.com.

Depuis votre environnement, vous accédez à l’ensemble des fonctionnalités jesignexpert.com, disponibles pour vos documents extraits de votre parapheur Lexis Poly.

RELANCES DE FACTURATION PAR EMAIL

Cette nouvelle version du produit vous facilite vos relances de facturation par email. La relance de facturation par email est disponible :

• Sous l’onglet principal Finances, accessible dans le module Edition factures.
• Sous l’onglet secondaire Finances d’un dossier, accessible dans le module Honoraires

Une nouvelle commande de relance accessible à droite du libellé de vos factures vous permet d’effectuer une relance par email à votre client. Elle vous permet par un simple clic de générer un email à destination du client ciblé avec l'ensemble des informations nécessaires à la relance montant restant dû et récapitulatif des données relatives à la facture.

Pour complément d’information, au survol de cette commande, une infobulle vous restitue les données afférentes à la facture concernée :

• Montant restant dû
• Date de dernière relance
• Niveau de relance

Pour le dossier en cours, sélectionnez plusieurs relances de factures pour générer un email récapitulatif à votre clients.

L’ensemble des relances envoyées aux clients sont centralisées dans un sous parapheur automatiquement créé dans votre produit : Relances

Utilisez les tris sur les documents pour facilement retrouver une relance.

A noter que vous est possible de gérer votre propre modèle d’email à utiliser lors de la relance.

ENVOIS D'EMAIL AUX PARTIES PRENANTES DANS LES DOSSIERS JURIDICIAIRES

Pour les dossiers judiciaires, vous pouvez à présent contacter tout ou partie des parties prenantes.

La sélection des parties à contacter s’opère en utilisant les cases à cocher accessibles devant chacune d’entre elles. Veillez à bien déverrouiller la sélection en décochant l’option Verrou de sélection afin de cibler un sous ensemble des parties comme illustré ci-dessous.

Une fois que les parties ciblées sont bien sélectionnées, accédez au moyen de contact désiré via le menu Editions disponibles en haut de liste des parties prenantes.

PARTAGE DE DOCUMENTS DEPUIS LE PARAPHEUR VERS L'ENVIRONNEMENT E-BARREAU

Depuis votre parapheur dossier, partagez à présent un ou plusieurs documents dans votre espace E-Barreau.

Ces nouvelles commandes disponibles dans votre parapheurs vous permettent de créer rapidement un message dans votre environnement E-Barreau avec le ou les documents précédemment sélectionnés en pièces jointes et à destination de l'instance choisie.

ASSISTANCE A VOS CLIENTS POUR L'ACCES A L'EXTRANET

Afin d’assister un client qui ne se souviendrait plus de ces accès à l’extranet, il vous est possible d’accéder à son identifiant via sa fiche personne. Cette information est affichée en bas de la fiche et précédée du libellé Identifiant Extranet.

Communiquez cet identifiant à votre client afin qu’il puisse par la suite se connecter ou engager la procédure de mot de passe oublié depuis l’extranet. Il pourra alors de nouveau se connecter.